En los últimos años las empresas han definido nuevos patrones de conducta ambiental para hacer su contribución a la reducción de los gases efecto invernadero y a otros agentes de contaminación. Muchas organizaciones se han planteado proyectos para hacer que sus oficinas sean ambientalmente responsables, es decir se conviertan en “Oficinas Verdes”. La definición de una oficina verde se basa en el consumo eficiente de recursos y energía, y en una reducción considerable de emisiones de CO2.

No sólo las oficinas empresariales han implementado estos programas, muchos gobiernos se han propuesto metas importantes con relación a la reducción del consumo de energía, las emisiones de gases efecto invernadero, consumo de papel y materiales no reciclables.

Algunas cifras que se han contabilizado indican que, las oficinas donde se utilizan equipos como copiadoras capaces de trabajar con papel reciclado y de imprimir las hojas por ambos lados, además de contar con dispositivos de ahorro de energía cuando no se están usando, pueden reducir el consumo de electricidad hasta en 80% de lo que habitualmente demandan y reducir en la misma magnitud la factura que cancelan por el servicio. Bajar el consumo de energía no sólo ahorra dinero, sino que también reduce el volumen de emisiones de dióxido de carbono de las plantas generadoras.

Quise escribir esta entrada, acerca de lo que podemos hacer desde nuestras oficinas para apoyar la reducción de gases efecto invernadero, así como el uso desmedido de recursos como agua y electricidad, porque quedé muy sorprendida con los resultados del último informe publicado por el Panel Intergubernamental de la ONU sobre Cambio Climático (IPCC) donde señalan que, «las crecientes magnitudes del calentamiento aumentan la probabilidad de impactos severos, generalizados e irreversibles … Antes de esto pensábamos que sabíamos que esto estaba pasando, pero ahora tenemos pruebas contundentes de que está ocurriendo y es real” http://www.ipcc.ch/

El informe señala cinco razones para preocuparnos, estas incluyen amenazas a sistemas únicos como el hielo y los arrecifes coralinos del océano Ártico, donde se dice que los riesgos son «muy altos» con un aumento de 2° C en las temperaturas. Según el documento, los océanos serán más ácidos, amenazando los corales y la fauna en general. Por otra parte, los investigadores ponen especial énfasis en los impactos que tendrá en materia alimentaria y como los países más pobres, especialmente los de África y el Sudeste Asiático (los de América Latina no quedan fuera) van a sufrir las peores consecuencias.

Sin ánimo de alarmarte, pero si con ganas de que revises el informe y te animes a ser parte de la solución, aquí te dejo algunas ideas para reducir el consumo en tu oficina y al mismo tiempo ahorrar dinero.

Tomando acción

Contabiliza tu consumo

Lo primero que debes hacer es fijar una línea base que te permita medir desde dónde partes y cuánto has reducido el consumo de agua, electricidad, papel para impresión, tóner, cartuchos de tinta para impresora, vasos desechables, servilletas, removedores de café, platos y cubiertos plásticos.

La idea es que sepas cuánto le cuesta a la empresa mensualmente estos rubros. Si quieres hacerlo más sofisticado puedes revisar un año hacia atrás para que detectes los picos que haya habido en el consumo y trates de buscar cuáles fueron las causas que los motivaron, de esta manera, cara al programa de ahorro puedes implementar acciones para prevenirlos.

Con la línea base estructurada, mi recomendación es que te fijes metas realistas para el ahorro. Muchas empresas comienzan por ponerse una meta de reducir en 3 meses el 10% del consumo, y a partir de ahí revisar el programa, ajustarlo y plantearse la meta de avanzar a un 20% de ahorro frente al consumo inicial.

Si quieres un checklist de las categorías típicas que se incluyen en este análisis, envíame tu correo y te haré llegar la lista que hemos utilizado en Soleá.

Diseña un plan de ahorro

Con los números en la mano ahora es el momento de diseñar el plan que te ayudará a cumplir con la meta propuesta. Para esta fase es importante incorporar a un equipo de trabajo de distintas áreas que puedan opinar, traer ideas y al mismo tiempo asegurarse de que las acciones son realistas y no entorpecerán la operación de la compañía.

Aquí tienes algunas ideas que hemos implementado en las oficinas de Soleá y en las de algunos de nuestros clientes:

• Energía: Implementa acciones que mejoraren la eficiencia en iluminación, como por ejemplo utilizando lámparas y bombillas de bajo consumo o instalando sensores de movimiento. Si además regulas la potencia de iluminación, puedes reducir el consumo energético en un 75%. Apagar los equipos (computadoras, fotocopiadoras, cafeteras eléctricas, aires acondicionados, etc.) cuando no se estén utilizando o asegurarse que los que tienen la función de ahorro de energía la tienen activada, también ayuda a reducir el consumo. Estudios realizados por HP confirman que al apagar el equipo de computación cuando no lo usamos, genera un ahorro de hasta 66% del consumo normal de energía. Otra buena recomendación es que programes los aires acondicionados de la oficina a una temperatura constante de 24 grados y que si la estructura de la oficina lo permite, trates de utilizar luz natural. Hay algunas empresas que han implantado los “viernes de luz natural”, y una vez a la semana se trabaja sin encender las luces artificiales. Otra idea que puedes implementar es desconectar los equipos por las noches y fines de semana. Esto ayuda a bajar la temperatura de la oficina un par de grados lo que puede suponer un ahorro del 10% en la factura de la electricidad.

• Agua: En esta categoría también hay un gran número de acciones que puedes tomar. Primero que todo asegúrate que todas tus llaves de agua funcionan bien y no hay botes. Por otra parte, si el presupuesto lo permite, puedes instalar inodoros ahorradores que regulan la cantidad de agua desechada. Algunas empresas han colocado sistemas recolectores de agua de lluvia que es reutilizada para limpieza y riego de jardines y plantas. Otra medida muy útil es generar una campaña de concientización entre tus colaboradores para pedir su apoyo en el uso responsable del agua. Acciones como cerrar el grifo mientras te lavas los dientes o enjabonas las manos, están vinculadas a cambios de hábitos que requieren acciones de comunicación. De esto hablaré más adelante.

• Papel / Tinta de impresoras: Lo ideal sería que eliminaras el uso de papel, dado que es una de las mayores fuentes de residuos en la oficina. Fomenta el empleo de nuevas tecnologías, así como los soportes virtuales, como por ejemplo leer los documentos en el ordenador en lugar de imprimirlos. Configura las impresoras para que impriman en borrador y ambas caras de forma predeterminada. Aquí al igual que en el punto del agua, va a depender mucho de los usuarios por lo que la campaña de concientización va a ser vital.

• Teletrabajo: Establece un programa para que los colaboradores puedan trabajar desde sus casas, por lo menos una vez a la semana, esto puede suponer ahorro en términos de energía y transporte. Puedes alternar los horarios de los colaboradores de tal forma que un día trabajen desde casa y otro asistan a la oficina. De esta manera incluso podrías lograr que compartieran escritorios y lugares de trabajo, con lo cual se disminuye significativamente el consumo de electricidad y se reduce el tamaño de las oficinas. Nuestra experiencia en Soleá es que el teletrabajo, no sólo contribuye con los temas de ahorro sino que ayuda a mejorar considerablemente la productividad de los equipos y el clima general de la organización.

• Juntas virtuales: Disminuye la frecuencia de los viajes promoviendo las teleconferencia, en lugar de las reuniones presenciales, así además te evitas la pérdida de tiempo a causa del transporte.

• Transporte compartido: Promueve entre tus colaboradores el compartir el automóvil con aquellos compañeros que viven cerca, así ahorrarán gasolina y favorecerán la reducción de las congestiones vehiculares. Una buena idea es crear concursos para los grupos que se animen a organizarse en “Carpool” como se le llama en inglés.

• Vasos propios: Elimina los vasos plásticos de cartón, que son utilizados para tomar café o agua. Promueve que cada colaborador tenga sus implementos reutilizables, incluso si tienes presupuesto obsequia vasos y tazas con el logo de la empresa y así aprovecharás para reforzar la marca. En algunas empresas que cuentan con comedor han implementado el programa servilleta de tela, de manera que a la hora de la comida los colaboradores no utilicen servilletas de papel.

• Programa de Reciclaje: Infórmate acerca de los programas de compra de basura reciclable que existen en tu localidad y trata de reciclar todo lo que se pueda. Coloca contenedores para separar los residuos en material orgánico, vidrio, aluminio, papel, cartón, baterías, plástico, periódico. Muchos de estos materiales pueden venderse y con lo recolectado puedes hacer donaciones a obras benéficas o invertirlo para continuar ampliando los planes de ahorro.

• Comparte tus implementos: Otra medida que puede ser de utilidad es promover entre los colaboradores la idea de compartir materiales de oficina como engrapadoras, saca grapas, cinta adhesiva, en lugar de tener uno para cada uno. 

Campaña de difusión

Como pudiste darte cuenta, gran parte de este plan tiene que ver con la modificación de hábitos, por lo que la estrategia de comunicación es uno de los pilares fundamentales del mismo. Así que una vez tengas diseñado el plan de ahorros, el siguiente paso es diseñar el de difusión.

Aquí debes apelar a la emocionalidad y al mismo tiempo a la racionalidad de tus audiencias. Para que realmente tenga éxito un plan como este, todos los actores deben estar comprometidos con él y los “costos” asociados en cambios de conducta que éste trae.

Mi recomendación es que más allá de construir una imagen atractiva para el programa y diseñar mensajes contundentes e inspiradores, utilices algunas de las técnicas del mercadeo social para que potencies los esfuerzos en tu proyecto.

Según el mercadeo social, hay siete pasos para logra el cambio de comportamiento en las audiencias objetivos. Estos pasos son:

• Conocimiento
  • Conocer que hay un problema o asunto que hay que modificar.
  • Conocer que hay una práctica y viable solución o una alternativa.
  • Identificar los costos personales de la no acción y los beneficios de la acción en términos concretos que la gente pueda entender.

• Deseo: imaginarse a si mismo en un futuro diferente
  • Los cambios involucran imaginación. Las personas necesitan ser capaces de visualizar un futuro diferente y deseable para ellos mismos. Esto es diferente a reconocer beneficios racionales. Deseo es emoción, no un tipo de conocimiento.

• Habilidades- Saber qué hacer y cómo hacerlo
  • Ser capaces de visualizar fácilmente los pasos requeridos para alcanzar la meta. Esto no es acerca de emociones, ahora hablamos en términos puramente racionales.
  • Dividir la acción en pasos simples y usar ilustraciones con el objeto de hacer la visualización más fácil. 

• Optimismo (o confianza)
  • La creencia de que el éxito es probable o inevitable. El liderazgo es aquí muy importante para mantener el optimismo.

• Facilitación- Tener ayuda externa
  • La idea es tener acceso a información, capacitación o herramientas que ayuden a las personas a efectivamente cambiar su hábito. Un buen ejemplo de esto es lo que te decía de las tazas y vasos con el logo de la empresa, que son una herramienta para suspender el hábito del uso de los desechables.

• Estimulación
  • La inspiración es una herramientas que nos impulsa a saltar de nuestras rutinas. Por ejemplo, puedes organizar concursos, hacer entrevistas y grabar vídeos de los colaboradores más comprometidos, de esta manera emocionas a aquellos que están menos entusiasmados y los retas a ser protagonistas del cambio.

• Retroalimentación y reforzamiento
  • Es medular reforzar ofreciéndoles resultados obtenidos y los siguientes pasos. Aquí va a ser muy importante que promociones los logros en ahorros que haya obtenido la compañía e informes de los resultados de la venta del reciclaje, etc. También puede ser buena idea premiar a aquellos grupos que hayan mostrado más participación o hayan implementado ideas para mejorar el programa.

Un plan como este puede ser una excelente idea que acompañe a otras estrategias para “mover” a tu compañía, además de ser una contribución real a la mitigación del cambio climático. Demás está decirte que algo como esto contribuye a aumentar tu reputación y tu licencia social para operar.

¿Te animas a hacer algo similar? ¿Necesitas una mano con ideas? Escríbeme y con gusto compartiré contigo algunas experiencias y casos de éxito que hemos visto.

Hasta la próxima!!

Una vesrión de este artículo fue publicada en el diario La Prensa de Panamá el 08/06/2014 : http://www.prensa.com/impreso/opinion/contribuir-ambiente-oficina-diana-medina/338283