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Comunicación Estratégica, Estrategias de Comunicación

¿Cómo trabajar con una Agencia de Comunicaciones?

Creo que puedo hablar con propiedad sobre el tema, porque me ha tocado estar en las dos posiciones. Es decir, primero fui consultora, luego cliente y ahora nuevamente soy consultora. Sobre esta base, puedo decirte que contar con el apoyo de una agencia de comunicaciones o Relaciones públicas, me ayudó a potenciar las estrategias de comunicación y hacerlas mucho más efectivas. Sin embargo, como en toda relación, se requiere de algunos parámetros para que todos puedan hacer su trabajo y agregar valor a la organización.

Te comento cuál fue mi experiencia. Hace algunos años estuve al frente de la Gerencia de Asuntos Públicos de una empresa en el sector petrolero. Esta gerencia tenía bajo su responsabilidad las siguientes áreas:

  • Comunicaciones Externas
  • Comunicaciones Internas
  • Relaciones con Gobierno
  • Responsabilidad Social Empresarial (Interna y Externa)

Como verás la diversidad de temas que se manejaban en esa gerencia iban desde la difusión de la estrategia del negocio, pasando por el análisis de los riesgos reputacionales, hasta la organización de las festividades de aniversario. Aunque el equipo interno de la empresa estaba compuesto por excelentes profesionales muy comprometid@s con las metas que nos habíamos fijado, el día a día a veces nos hacía perder la perspectiva de mirar más allá de las puertas de la organización. Allí fue precisamente donde una agencia de comunicación nos dio el apoyo que estábamos requiriendo.

Más allá de delegar en la agencia algunas actividades que aliviaban la carga de trabajo, el equipo de la agencia de comunicaciones nos servía de caja de resonancia de las estrategias e ideas que teníamos para lograr los objetivos de la organización. Por otra parte, las visiones frescas que la agencia nos traía, sumadas con el conocimiento que teníamos de la organización, eran la combinación perfecta para producir estrategias de alto impacto.

Por otra parte, en situaciones de crisis, la agencia de comunicaciones dio un soporte fundamental, pues al ser un externo estaban en capacidad de analizar el problema con más objetividad que los que estábamos inmersos en él.

Sin embargo, manejar la relación con la Agencia no siempre es sencillo, requiere de trabajo de ambas partes. Por un lado, la agencia necesita entender la estrategia de la organización, sus metas, necesidades y los valores sobre los que sustenta la operación. Por la otra, tu necesitas conocer de las destrezas, habilidades y fortalezas de la Agencia para aprovechar toda la gama de servicios que pueden ofrecerte.

Tips para gerenciar la relación con la Agencia

Si te encuentras en la búsqueda de un apoyo externo en materia de comunicaciones o relaciones públicas estos tips te pueden ayudar en la selección, o si ya tienes una relación con una empresa de este tipo a lo mejor puedes cambiar algunas cosas para mejorarla:

  1. Investiga: Analiza la experiencia, el tipo de clientes, su manejo en redes sociales y sus relaciones con los medios de comunicación que son de interés para tu empresa. Un aspecto muy importante es que las culturas organizacionales de ambas empresas tengan sintonía, para que no haya choques y malos entendidos.Si cuentas con poco presupuesto, lo más recomendable es que busques Agencias con experiencia pero de dimensiones más pequeñas, que te den prioridad como cliente.
  2. Define tus metas: Explica claramente cuáles son los resultados que estás esperando de la Agencia. Has esto explícito en los términos de referencia si estás licitando y si no déjalo muy claro en las entrevistas que hagas.
  3. Planifica y evalúa: Desarrolla junto con la Agencia el plan de trabajo y las herramientas de evaluación para medir el éxito en los objetivos propuestos. La agencia puede aporta mucho y la idea es que construyan este plan y sus herramientas de medición en conjunto. Es importante que desarrollen una metodología para definir que ocurre si la Agencia tiene bajo rendimiento y para resolver conflictos.
  4. Comunícate: La agencia debe estar al tanto de todo lo que ocurre en tu organización. Cambios de estrategia, nuevos directivos, decisiones de reducción de personal, etc. Mientras más conozcan de la organización mejor podrán ayudarte. Fija una reunión semanal en la que vayan monitoreando el avance del plan de trabajo pero que también sirva para mantenerlos al día de los temas de la empresa. En este sentido a mi me ayudó mucho crear un Comité en el que participaba el presidente de la compañía. Nos reuníamos una vez al mes y allí compartíamos el avance de los temas de comunicación y analizábamos cualquier situación de posible riesgo que hubiese surgido. De esta manera lográbamos nivelar información y hacíamos partícipe al presidente de todas las acciones de comunicación.
  5. Gerencia efectiva: Es importante que alguien maneje directa y permanentemente la relación con la Agencia. En mi caso lo hice yo misma, y para mi es lo más recomendable. Eso no quiere decir que debes participar en todas las acciones que se realicen con la Agencia, pero como responsable del presupuesto es preferible que el/la gerente sea quien controle la relación. La Agencia por su parte debe garantizar un equipo de trabajo consistente y preparado para manejar los temas asignados. Como te comenté más arriba, yo me reunía con la Agencia semanalmente y una vez al mes, en el Comité con el presidente de la empresa, la Agencia tenía la obligación de presentar un reporte detallado de las actividades realizadas, los logros alcanzados y el manejo del presupuesto asignado.

Estos tips me fueron de mucha utilidad cuando estuve en rol de cliente, y ahora que soy consultora se los explico a mis clientes, porque la idea es que establezcamos relaciones en las que todos ganamos.

Cuéntame tu experiencia con las Agencias de Comunicaciones o Relaciones Públicas, ¿han marchado bien o se ha complicado el trabajo? Como Agencia a Soleá le interesa prestar el mejor servicio posible a sus clientes, así que tus recomendaciones me servirán de mucho para mejorar nuestro desempeño.

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