Multiculturalidad en equipos, construyendo Acuerdos de Convivencia. Parte III

En la entrada Multiculturalidad en equipos, construyendo Acuerdos de Convivencia. Parte II, concluimos con el cierre de la segunda sesión de trabajo en la que se habían generado los siguientes documentos:

• Acuerdos iniciales (proveniente de la primera sesión de trabajo)
• Sociolecto del equipo
• Acuerdo para manejar las solicitudes y compromisos
• Manual de negociación y resolución de conflictos

Sólo falta la consolidación del Acuerdo de Convivencia y la puesta en común del mismo para ser validado y refrendado.

Ensamblando el Acuerdo

El /La facilitador (a) del proceso tiene bajo su responsabilidad este trabajo. Con lo documentos mencionados anteriormente, se inicia una etapa de depuración de los mismos. Los puntos clave en los que hay que centrarse en esta revisión son:

• Redacción: hay que asegurarse que queda muy clara, directa y coherente con el cuerpo general del documento.
• Congruencia: es necesario repasar minuciosamente cada uno de los procesos descritos para verificar que los pasos cumplen con las condiciones de causalidad y temporalidad.
• Valoración: es muy importante que en el documento no quede ninguna expresión que pueda interpretarse como juicios de valor.

Por otra parte, gracias al trabajo de la persona designada para monitorear la implementación de los acuerdos iniciales, deben haberse levantado nuevos insumos que servirán para enriquecer el documento de acuerdos iniciales y que para efectos del documento final se le dará el nombre de acuerdos relacionales. Con esta información, el facilitador podrá mejorar el documento original, incluyendo acuerdos nuevos o perfeccionando los existentes.

Prácticamente el documento final está completo, sólo le faltan algunos elementos que por una parte, realcen la formalidad del mismo, y por otra permita al usuario guiarse en el documento.

Para darle formalidad al Acuerdo, se recomienda solicitar al presidente de la compañía que escriba una carta de presentación, resaltando la importancia del mismo y reconociendo el esfuerzo que el equipo de trabajo ha puesto en él. Es conveniente que en esta carta se mencione la necesidad de que el Acuerdo se cumpla para que el equipo logre las metas que se le han asignado. Otro mensaje relevante a incluir es que el Acuerdo depende del compromiso que cada individuo haga para su observancia y la necesidad de mantener los canales de comunicación abiertos.

Adicionalmente, y como herramienta de ayuda se recomienda incluir una breve historia de cómo se construyó el Acuerdo, así como una guía para su uso. De esta manera el documento tiene independencia y podrá ser entregado a cualquier persona nueva que se incorpore al equipo como parte de su material de inducción sin que requiera mayores explicaciones.

Otro documento necesario para darle formalidad y además servirá de cierre del Acuerdo, es una carta tuya como líder del equipo. Como hablamos al inicio de esta serie de artículos, tu has sido también un protagonistas del Acuerdo, así que puedes hablar de lo que significó este proceso para todos. Este texto de cierre contribuirá con el fortalecimiento de tu liderazgo y sellará el compromiso con las metas del equipo.

Por último, es importante redactar la carta compromiso que cada uno de miembros del equipo firmará al momento en el que se les entregue su ejemplar del Acuerdo. Esta carta tendrá dos copias, una que se queda con el colaborador y la otra la archiva la empresa. Es muy parecida a las cartas compromisos con el código de ética, que muchas empresa han implementado.

Con todos estos documentos en mano, comienza el ensamblado final. Un típico “Acuerdo de Convivencia” estará estructurado de la siguiente manera:

Una vez completado el ensamblaje del Acuerdo, es necesario que éste sea revisado por el equipo legal de la empresa, de manera de asegurar que el documento está en línea con las disposiciones legales. Con el visto bueno del legal el Acuerdo queda “bendecido” para su presentación.

Se debe procurar un diseño atractivo, que cumpla con todos los requerimientos de imagen de la organización. Se elaborará una copia del Acuerdo para cada miembro del equipo y algunas adicionales para tener en reserva para los nuevos integrantes. Es recomendable que el Acuerdo esté presentado de una manera práctica pero duradera, dado que se convertirá en herramienta diaria de trabajo.

Me comprometo

Ahora sólo falta la presentación del Acuerdo como documento definitivo, ante el equipo que participó en su elaboración y que es objeto de lo que está allí expuesto. Para esto se recomienda organizar un evento formal, con la participación del Presidente o cualquier otro representante de la alta gerencia de la empresa.

Al igual que como se hizo en el Acuerdo, para darle formalidad al encuentro, éste abrirá con unas palabras del Presidente o el directivo de la empresa que haya asistido, para luego dar paso a la presentación que hará el/la moderador(a) del documento final. Es importante explicar el por qué de la estructura del mismo y detallar cómo debe ser utilizado este documento.

Luego se procede a entregar un ejemplar del acuerdo a cada miembro del equipo. Al entregarlo cada individuo debe firmar la carta compromiso que será archivada por la empresa. Si bien esta carta es un elemento simbólico, ayuda a reforzar el compromiso que cada individuo asume ante sus compañeros de trabajo y ante la organización como un todo. He visto algunas empresas que una vez se han firmado las cartas realizan una “especie de juramento” público, de manera de hacer más explícito el compromiso adquirido.

Para cerrar el evento lo ideal es que tu como líder te dirijas a tu equipo, bajo la misma filosofía de las palabras de cierre que se incluyeron en el documento.

Evaluando

Con esto se concluye el trabajo de la elaboración del Acuerdo de Convivencia. Por supuesto que ahora es cuando comienza el verdadero trabajo de transformación en el equipo, pues les toca incorporar a su día a día los compromisos adquiridos. Es importante que el / la facilitador(a) no se desvincule del proceso de manera de apoyar cualquier requerimiento que surja.

Por otra parte, es necesario hacer una evaluación de la implementación del Acuerdo. A los 3 meses de incorporado se recomienda:

• Hacer entrevistas con el equipo para levantar información acerca de la implementación
• Organizar una sesión de trabajo corta, con todos los miembros del equipo para ajustar lo que sea necesario en el Acuerdo.

El Acuerdo de Convivencia es un documento vivo, que se nutre del día a día de la interacción del equipo. Eso es importante transmitírselo al equipo de manera que entiendan que ellos pueden producir sus propias dinámicas para establecer nuevos acuerdos que les permitan seguir funcionando de manera armónica.

¿Te sirvió esta serie de artículos? ¿Crees que falta algo a esta metodología? Estoy preparando una guía practica que pretendo pueda descargarse como e-book y me encantaría incorporara tus recomendaciones.