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Comunicación Estratégica, Comunicación Interna, Estrategias de Comunicación

Mudando la oficina: un escenario de comunicación

mudanzaMudar las oficinas de la empresa pareciera ser una actividad simple, que sólo implica planificación, logística y algo de información para que los colaboradores conozcan detalles… nuevamente logísticos. Sin embargo, la mudanza de la empresa puede convertirse en una excelente oportunidad para que refuerces los valores y disminuyas los impactos en el clima organizacional, que tendrá el cambio de escenario.

Cambiar de oficina genera internamente una situación de inestabilidad leve, dado que los colaboradores deben organizar el trabajo para poder mantenerse al día, recoger los materiales para que sean mudados y además asegurarse de que no se pierda información en el traslado de las cosas. Por otra parte, implica probablemente un cambio radical de rutas de transporte, de lugares donde almorzar e incluso de facilidades para resolver asuntos personales como bancos o tintorerías.Todos esto trae como consecuencia una disminución de la productividad, incomodidad y algo de descontento, sobre todo en los primeros días después de la mudanza.

He visto casos en los que la mudanza se ha convertido en una pesadilla para la empresa. A pesar de que las nuevas oficinas fuesen más cómodas y mejor decoradas, los equipos de trabajo se sienten inconformes con la manera en que fue manejada, afectando el clima laboral.

Como siempre digo, cualquier acontecimiento de la empresa tiene la potencialidad de convertirse en una oportunidad de oro para comunicar los mensajes, mostrar en acción los valores y continuar fortaleciendo la relación con los colaboradores de la empresa.

Aquí te voy a contar paso a paso una experiencia muy gratificante que tuve, trabajando con una empresa que decidió mudar su sede después de 50 años de permanecer en el mismo lugar.

El contexto

Sarmiento Corp. había adquirido el edificio Sarmiento hace 50 años. Este edificio se había convertido en punto de referencia de la zona en la que estaba ubicado y alrededor de él habían crecido pequeños comercios que le prestaban servicios a muchos de los trabajadores de Sarmiento.Sarmiento Corp

La empresa a lo largo de los años había invertido en remodelaciones que adecuaron al edificio a la actividad de la compañía. Es decir el edificio era un traje a la medida de Sarmiento Corp. Por otra parte, esta empresa contaba con una tasa de permanencia de su personal de un promedio de 15 años, lo que significaba que gran porcentaje de su equipo conocía ese edificio mejor que su casa y estaba muy acostumbrados a él y a sus alrededores.

Otro factor importante a conocer es que Sarmiento Corp. contaba para aquel momento con 2,500 colaboradores, y ya el edificio les quedaba pequeño. Mucha gente se quejaba en las reuniones que las salas eran incómodas y que introducir herramientas tecnológicas como los equipos de videoconferencia se había hecho una tarea casi imposible. Cuando quisieron cambiar el cableado de la red interna para hacerla más potente, la situación estalló. Sarmiento necesitaba, para mejorar su eficiencia operacional de una actualización de toda su plataforma tecnológica, esto le permitiría no quedar fuera de mercado y seguir siendo competitivos, sin embargo, en el viejo edificio era prácticamente imposible acondicionar los puestos de trabajo y colocar el nuevo cableado.

La Junta Directiva de Sarmiento Corp. analizó los escenarios y la decisión fue comprar un edificio más grande, que les permitiera introducir los cambios necesarios, desocupar el antiguo edificio Sarmiento y venderlo. La Junta Directiva hizo una labor de búsqueda y análisis de nuevos edificio y ensambló una propuesta para llevarla a la Asamblea de Accionistas. Los accionistas estuvieron de acuerdo con los puntos planteados por la Junta Directiva y decidieron comprar un edificio de los propuestos por la Junta, que era muy amplio, con abundantes espacios abiertos para que los empleados pudiesen relajarse y además contaba con un comedor grande, que le facilitaba mucho las cosas al personal.

Entre los puntos que la Junta Directiva de Sarmiento Corp. analizó para ensamblar la propuesta del nuevo edificio, fue el impacto que esto tendrían en el equipo de trabajo. Como te comenté más arriba, la mayoría los trabajadores de la empresa contaban con largos años de servicio en Sarmiento Corp. y la Junta sabía, porque los conocía muy bien, que a pesar de las quejas el tema del edificio iba a ser complicado emocionalmente para muchos de ellos.

Una vez tomada la decisión, la Junta designó a una de sus directoras, Marisol, para que trabajara en conjunto con el equipo de comunicaciones la estrategia para gerenciar la mudanza. Aunque aun faltaba el paso de la aprobación por los Accionistas, la Junta estaba consciente que mantener en secreto un tema como este no era posible, así que prefirieron adelantarse a los acontecimientos.

Marisol organizó una reunión con el equipo de comunicaciones, RRHH y con nosotros como agencia externa, para explicarnos lo que estaba ocurriendo, la idea era ensamblar el equipo y diseñar la estrategia del “antes de la Asamblea”, “después de la Asamblea”, “durante el proceso de organización de la mudanza”, “durante la mudanza” y “después de la mudanza”. Era muy importante comenzar a trabajar lo antes posible.

Antes de la aprobación de la Asamblea

SobreComo teníamos la intuición de que el rumor estaría en los pasillos muy rápidamente, decidimos establecer dos acciones que podía ejecutarse muy rápidamente y en simultáneo. El objetivo de estas acciones era precisamente evitar los comentarios informales y que los accionistas se enteran por caminos que no eran los correctos:

  • Comunicación a los Accionistas: Se diseñó una comunicación vía email para los accionistas en los que se les informaba que en próximos días y siguiendo la normativa se les estarían invitando a una Asamblea extraordinaria cuyo único punto era presentar la propuesta de mudanza y decidir sobre ella. Adicionalmente, a cada uno de ellos, se les hizo una llamada telefónica a través de la responsable de Relaciones con los Accionistas, con el fin de garantizar que hubiesen visto la comunicación.
  • Comunicación a los colaboradores: En simultáneo, también vía correo electrónico se le comunicó al personal el plan que la Junta Directiva llevaría a aprobación de la Asamblea y explicaba una a una las razones por lo que era necesario mudar las oficinas de la empresa.

Durante los siguientes días el equipo interno de comunicaciones en conjunto con RRHH, tenían la responsabilidad de monitorear las reacciones de los colaboradores. Se diseñó un formulario para recoger todas las preguntas, inquietudes, reclamos, etc. que pudiesen surgir al respecto.

En aquella oportunidad surgió una crítica con respecto a la acción de informar esto tan prematuramente, pues aun no había la certeza de lo que ocurriría. Mi respuesta antes y hoy, es que era preferible que los colaboradores tuvieran la información de primera mano y no que estuvieran tejiéndose historias de pasillo que podrían afectar la buena ejecución de la medida.

Durante el proceso de la convocatoria de la Asamblea, se les envió otra comunicación a los colaboradores para que estuvieran informados de la fecha de la convocatoria.

Apoyamos a la Junta en el diseño de la presentación que llevaría. Aquí trabajamos mucho la forma, dado que había que vender la idea, la presentación tenía que ser muy ligera, con abundancia de gráficas y fotografías. Este esfuerzo nos serviría, además, para construir otras piezas de comunicación.

Después de la Asamblea

Llegado el día de la Asamblea, la estrategia fue la siguiente:

No mudamos!!Al votarse la decisión que implicaba además escoger el edificio, se enviaría un email a todos los colaboradores informándoles lo que los accionistas habían decidido. Se habían preparado comunicaciones para todos los escenarios posibles. Para los escenarios de la aprobación de la mudanza también se informaba que a partir de ese momento se iniciaba un proceso de planificación para establecer la logística de la mudanza. Se decidió que esta comunicación se hiciera de inmediato, nuevamente con el fin de evitar rumores, pues muchos accionistas también eran empleados de Sarmiento Corp.

Habíamos preparado unos afiches muy bien diseñados con fotos de los edificios propuestos, basados en la láminas de presentación utilizadas en la Asamblea. Cada afiche contenía información acerca del tamaño del edificio, ubicación y comodidades. Después de la Asamblea, que se realizó al final de la tarde, aprovechamos la soledad del viejo edificio y colocamos los afiches de la propuesta ganadora en lugares de alto tránsito así como la recepción, de manera que en la mañana todos llegaran y pudieran conocer la decisión y el nuevo edificio al que se mudarían.

Como podrás imaginarte, esa mañana mucha gente comentaba en los pasillos y en la zona de café, la información que se había compartido. Había muchos escépticos que criticaban la decisión pero la gran mayoría estaba animado y entusiasmado por conocer más.

Durante el proceso de organizar la mudanza

A partir de aquí, se integró un equipo multidisciplinario en el que participaba gente de todos los departamentos involucrados con la logística de la mudanza: informática, recursos humanos, servicios generales y por supuesto comunicaciones.Este comité respondía directamente al Presidente Ejecutivo y debía presentar una planificación con cronograma de cómo se darían las acciones para culminar la mudanza en 3 meses. El tiempo era muy ajustado, pero Sarmiento Corp. requería del esfuerzo.

Una vez fue aprobada la planificación, nuevamente se informó a los colaboradores acerca de ella. Aquí se utilizaron varios canales:

  • Infografía: Se creó una infografía que explicaba paso a paso las fases del proceso, los responsables de cada una de ella y los tiempos de ejecución. Esta infografía se entregó como un folleto a cada colaborador de manera que pudieran tener la información a mano. La infografía se fue actualizando con los avances del proyecto.
  • Reunión con los supervisores: Se organizó una reunión con todos los supervisores en la que se les explicó en detalle el plan y se les pidió su colaboración para que canalizaran todas las preguntas, dudas, sugerencias y comentarios de sus equipos de trabajo a través de una persona designada en RRHH. La idea era disminuir el ruido y evitar que circulara información que no era correcta.
  • Boletín “De mudanza”: Se creó un boletín electrónico semanal que informaba acerca de los avances del plan.1-flete-2
  • Manuales de Mudanza: Se crearon 3 manuales que ayudaban a la gente a organizarse para la mudanza:
    • Manual de organización de archivo físico: En él se daban sugerencia sobre la revisión, organización y empaquetado de los archivos físicos que se tuvieran. Adicionalmente, se proporcionaba recomendaciones acerca de qué almacenar y qué enviar al reciclaje.
    • Manual de organización de archivo electrónico: Al igual que el anterior era una guía de organización de los archivos electrónicos, almacenamiento y respaldo.
    • Guía para tu mudanza: En esta guía se explicaba cómo debía quedar organizado el puesto de trabajo el día antes de ser mudado. Ahí se explicaban temas como el empaquetado e identificación de las herramientas de oficina, identificación del mobiliario, etc. También se informaba acerca de qué hacer al día siguiente al llegar a la nueva oficina. Este manual era personalizado, por lo que traía un mapa del edificio con la ubicación de tu nuevo puesto de trabajo, así como del lugar de estacionamiento que te correspondía.
  • Folleto “Sarmiento 2.0”: Fue bautizado así para simbolizar la nueva cara más moderna y eficiente del nuevo edificio. Este folleto fue la herramienta que más éxito tuvo de todas las que diseñamos. En “Sarmiento 2.0” se colocó información de interés general como bancos, líneas de taxi, etc. Este folleto ayudaba a las personas a ubicarse fácilmente en la zona y localizar rápidamente cualquier servicio que requiriera. A cada persona se le entregaba un ejemplar de “Sarmiento 2.0” al menos 2 semanas antes del día que estaba prevista su mudanza de manera que cada individuo pudiese revisarlo con calma antes de llegar. En otra entrada publicaré en detalle el contenido de este folleto.

En la mudanza

Llegado el día de la mudanza, cada persona dejaba su puesto organizado según lo explicado en la “Guía para la mudanza”. Al día siguiente a la llegada al edificio el equipo de RRHH y comunicaciones los recibía en la recepción con un mapa pequeño del edificio, un instructivo para el uso del comedor con información del área de microondas, neveras, explicación de los recipientes de reciclaje, así como ubicación del área de manteles individuales y cubiertos desechables para quienes se olvidaran de los suyos. Adicionalmente, se les invitaba un café o un jugo natural antes de subir a sus puestos de trabajo.Vaso

Al llegar al puesto de trabajo, el colaborador se encontraba con una carta personalizada firmada por el Presidente Ejecutivo, dándole la bienvenida al nuevo edificio. Adicionalmente, se había colocado regalos corporativos para uso personal. Dado que con la mudanza al nuevo edificio se iniciaba un programa integral de uso eficiente de los recursos, los regalos seleccionados fueron un Mug y un termo, para reducir la utilización de vasos plásticos para el café o el agua. También se regalaron juguetes anti estrés.

Como la mudanza fue escalonada, se invitaba a los colaboradores que ya se habían instalado a acompañar en el recibimiento de sus compañeros de trabajo que llegaban nuevos al edificio. Esto generó un ambiente de camaradería y permitió la rápida ubicación de las personas.Es importante señalar que se realizó un trabajo excelente en materia de señalética del edificio lo que facilitaba la ubicación.

El equipo de informática había diseñado un fondo de pantalla para las computadoras que le daba la bienvenida al usuario una vez se encendiera la computadora. En la intranet podías conseguir un plano del edificio con todas las zonas de seguridad, fuentes de agua, baños, escaleras de incendio, etc.

Adicionalmente, se envió un mensaje vía email en el que el equipo de Servicios Generales, dio algunas informaciones generales acerca del edificio como por ejemplo la ubicación de las estaciones de café, los depósitos de reciclaje y los mecanismos de manejo de correspondencia.

Una vez estuvo mudado todo el personal se organizó un evento para dar la bienvenida al nuevo “Sarmiento”. Se aprovecharon los espacios que ofrecía el edificio y se organizó un brindis en el que estuvo presente la Junta Directiva y todos los colaboradores de Sarmiento Corp. Esta ocasión fue propicia para retomar los mensajes de la estrategia de negocios y de los valores de Sarmiento como compañía. Se entregaron premios a los departamentos que más rápido se habían mudado, así como un reconocimiento a los equipos de RRHH, Servicios Generales, Informática y Comunicaciones por haber colaborado en hacer la mudanza menos traumática de lo que habría podido ser.

Después de la mudanza

Con todo el personal instalado en el nuevo edificio comenzó la implementación del “Programa de reciclaje y uso eficiente de los recursos”, para ahorrar costos y promover la cultura ambiental que era uno de los valores de Sarmiento. Esto permitió aprovechar la energía lograda con la mudanza para incorporar al personal en esta iniciativa.green-recycling-icon

Este programa también lo explicaré en detalle en otra entrada, pero en líneas generales se promovió el reciclaje, el uso de envases reutilizables y el uso racional de la electricidad y el agua. Por otra parte, se llamó a una jornada de voluntariado para clasificar la basura generada por la mudanza para poder venderla como reciclaje. El dinero obtenido se donó a instituciones benéfica con las que Sarmiento Corp. tenía relación.

Un mes después de la mudanza se realizó una encuesta interna para conocer la opinión de los colaboradores acerca de cómo se había manejado el proceso. Los resultados fueron muy buenos, lo más destacado fue:

  • Informados: Se agradeció que en todo momento hubo un flujo de información que permitió organizarse y ubicarse en las nuevas oficinas.
  • Atendidos: Varios colaboradores señalaban que se habían sentido respaldados y atendidos por Sarmiento Corp. Nunca se sintieron perdidos o desinformados.
  • Orgullosos: Algunas personas expresaron su orgullo por trabajar en Sarmientos Corp. una empresa que se preocupa por su personal.

Este caso es un buen ejemplo de que no importa cuan simple que puedan parecer algunas actividades vinculadas con la empresa, éstas pueden transformarse en riesgos si no son atendidas con la debida atención o en oportunidades si se planifican y se miran con una visión amplia.

Me faltó cubrir las acciones de comunicaciones externas que se llevaron a cabo, Esto te lo debo y lo publicaré en otra entrada más adelante.

Preparé una guía de bolsillo con los pasos a seguir para un caso como este. Regístrate en el blog y te la haré llegar ¿Qué opinas? ¿Qué hubieses hecho diferente?

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  1. Pingback: Guía de servicios: herramienta de comunicación para una mudanza | Soleá - abril 4, 2014

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