En la entrada «Mudando la oficina: un escenario de comunicación», comenté que una de las herramientas de comunicación que más éxito tuvo entre los colaboradores de Sarmiento Corp. fue un documento que bautizamos «Sarmiento 2.0», y que consistía en una guía de información que permitía al colaborador ubicarse fácilmente en la nueva zona de la ciudad donde se estableció la empresa.

Al principio la gerencia de Sarmiento Corp. no entendía por qué era necesario invertir tiempo y dinero en esta herramienta. Una vez que les presentamos nuestro análisis entendieron que era importante para apoyar el proceso de adaptación a las nuevas oficinas y evitar que la incertidumbre, la resistencia al cambio o simplemente la incomodidad de la nueva ubicación deterioran el clima organizacional o la productividad.

El argumento para desarrollar esta guía se basaba en tratar de suavizar las incomodidades que traía consigo la nueva ubicación. Recordemos que Sarmiento Corp. por 50 años estuvo localizada en el mismo lugar, y que sus colaboradores, la mayoría de ellos con más de 15 años de trabajo en la empresa, había convertido las zonas aledañas a las oficinas en su espacio diario. En esa zona, muchos de ellos habían estructurado su red de servicios que les facilitaban muchas de las diligencias personales. Allí contaban con supermercados, bancos, oficinas de servicios públicos etc. Mudarse a la nueva oficina, en el extremo opuesto de la ciudad, implicaba rearmar esas redes de servicios y modificar muchos de los hábitos que habían establecidos. Esto pareciera una apreciación superflua, pero cuando revisamos los resultados de varios estudios de clima organizacional que Sarmiento Corp. había realizado en los años previos, uno de los datos que más resaltaba era que a la gente le gustaba trabajar en la empresa por la ubicación que tenían las oficinas y su cercanía a servicios de todo tipo.

No nos equivocamos en el análisis. Tal como comenté anteriormente, «Sarmiento 2.0» fue todo un éxito, al punto que 2 años después de la mudanza, cuando se realizó nuevamente un estudio de clima, muchos colaboradores aun hablaban de la guía como algo positivo que demostró en un momento de incertidumbre que la empresa le daba especial importancia al bienestar de sus colaboradores.

Hasta aquí las alabanzas a la guía. Ahora quiero mostrare cómo la hicimos para que si estás pensando en hacer una para tu empresa, puedas elaborarla fácilmente.

Guía de servicios

Durante alrededor de un mes, nos dedicamos a visitar la zona de la nueva ubicación de Sarmiento Corp. Nos pusimos como parámetro que el área de análisis sería todo lo que quedara a 15 minutos en auto desde Sarmiento en una circunferencia. Esos 15 minutos nos parecía una distancia razonable para alguien que requiriera hacer alguna diligencia en su tiempo de almuerzo. Adicionalmente, nos acercamos a las oficinas de la municipalidad para conseguir información acerca de las rutas de transporte público, así como de comercios cercanos.

Luego vino el proceso de depuración, organización, redacción y diseño. Nos aseguramos de tener buenas fotos de los locales, así como mapas claros de las ubicaciones, de manera que el producto fuese de muy buena calidad. El formato debía ser ligero y amigable. Debería tener un tamaño que pudiese llevarse en el bolsillo o en un bolso de mujer.

La guía contenía la siguiente información:

Acceso:

• Vías de acceso: Tenía una explicación detallada de cómo llegar al edificio desde cualquier punto de la ciudad en el que se estuviera.
• Transporte público: Aquí encontrabas todas las líneas de autobuses, metro y transportes colectivos más pequeños que pasaban por los alrededores del edificio y el lugar desde dónde se podían tomar estos transportes.
• Líneas de taxi: La empresa logró un convenio con dos líneas de taxi cercanas al edificio. En la guía estaban todos los contactos así como la información de otras empresas que prestaban servicio por la zona. El convenio con las líneas de taxi incluía descuentos para los colaboradores de la empresa.

Dónde Comer:

Se hizo un levantamiento de información de todos los lugares de comida cercanos al edificio. Esta información incluía el menú así como una clasificación por precio, conveniencia y ambiente. Adicionalmente, se firmaron convenios con algunos de esos restaurantes para lograr mejores precios para los colaboradores e incluso tener la opción de que hubiese entrega a domicilio para el edificio.

Se realizaron fotografías de los locales así como de algunos platos que se servían en esos locales, para que el que revisara la guía pudiese darse una idea clara de lo que encontraría en cada lugar.

Escuelas / Jardines de infancia

Entendiendo que para muchos de los trabajadores lo ideal era que las escuelas de sus hijos estuvieran cerca de la oficina o en la vía, se colocó la información de todas las escuelas cercanas, e incluso se conversó con ellas para evaluar la posibilidad de que los que estuvieran interesados mudaran a sus hijos para estas escuelas.

En la guía había una lista de las escuelas y jardines de infancia publicas o privadas, con sus precios, dirección y teléfono, además del nombre de la persona que dirigía la institución.

Bancos/ Oficinas de servicios

Otra información que contenía era la ubicación de los bancos más cercanos al edificio, así como las oficinas de servicios (agua, electricidad, compañías de cable, compañías de celulares, etc.) que quedaban en la zona.

Salones de belleza / Gimnasios / Otros comercios

Adicionalmente se incluyo la información de los salones de belleza, gimnasios y otros comercios (Librerías, supermecados, tiendas de calzado, tiendas de ropa).

En el caso de los gimnasios y salones de belleza, se detallaron los precios, horarios y lista de servicios.

Centros de entretenimiento

Incorporamos una lista de cines, teatros, galerías de arte y museos cercanos, con sus horarios y sitios de información para enterarse de la programación que ofrecían.

Parques / Instalaciones deportivas

Consideramos que esta información también sería de utilidad porque ofrecía opciones para quienes quisieran almorzar fuera del edificio o simplemente ir a caminar o practicar algún deporte después de la oficina.

Academias de música, ballet, artes marciales

Esta información la consideramos valiosa sobre todo para aquellos colaboradores con niños en edad escolar que podrían tener interés en que realizaran actividades extra-escolares cercanas a la oficina para evitar complicaciones de traslados.

Mapa de la zona

Se incluía un mapa completo de la zona con la ubicación de los comercios, bancos, salones de belleza, etc. para que las personas pudiesen ubicarse fácilmente.

He de confesar que hacer esta herramienta me fue muy divertido, quizás por eso hablo de ella con tanta pasión. Además una vez que pudimos ver y medir el impacto que tuvo en los colaboradores de Sarmiento Corp., puedo asegurarte que valió la pena. Un esfuerzo como este se tradujo para la empresa en un aumento de la valoración de su imagen como empleador. El ambiente general de la nueva oficina, aunque no era perfecto, se había una mejor disposición para aceptar el cambio y observar los aspectos positivos que éste traía a la empresa.

Esta guía, que al final no implica mucha complejidad, es una manera sencilla de apoyar un proceso de cambio como lo es una mudanza y ayudar a disminuir las resistencia naturales que produce la incertidumbre aunque sea temporal.

¿Quieres desarrollar una guía como esta para tus colaboradores? Envíame tu correo y te haré llegar un checklist para facilitarte el proceso.