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Activos intangibles, Asociación Civil, Gobierno Corporativo, Organizaciones Civiles

La Dirección Ejecutiva en una Organización Civil

Como comentara en la entrada “Gobierno Corporativo en Organizaciones Civiles“, implementar normas de Gobierno Corporativo en ellas es perfectamente factible y recomendable. El principio de transparencia es algo que debe prevalecer en cualquier organización, y esto se logra con la implementación de instancias de control y rendición de cuentas, y el Gobierno Corporativo proporciona mecanismos para esto.

Una de las problemáticas a las que se enfrentan muchas organizaciones civiles es su debilidad organizacional y la implementación de normas de buen Gobierno Corporativo, ajustadas a sus realidades, contribuirá con el fortalecimiento institucional directamente relacionado al cumplimiento de la misión y visión que se haya propuesto.Director

En este sentido, la figura de la “Dirección Ejecutiva” toma especial relevancia, dado que en la mayoría de los casos es la bisagra entre la Junta Directiva y el personal operativo de la organización. Entre la visión estratégica y su implementación. Por eso, en este tipo de organizaciones, la clara definición de este rol, garantiza la sostenibilidad de la misma, el buen funcionamiento y el cumplimiento de la misión propuesta.

Quise hablar acerca de esta figura porque me he topado con casos en el que la directiva de la organización la considera secundaria. Es más común de lo que se quisiéramos, que en las organizaciones civiles, la Junta Directiva y el presidente de la misma estén sobrecargados de trabajo operativo en lugar de atender temas estratégicos, simplemente porque no cuentan con una estructura de soporte adecuada, en la que puedan delegar el día a día de la organización.

Definiendo el Rol

En muchas Organizaciones Civiles, la estrechez de presupuesto origina, que cuenten con personal poco profesionalizado, para evitar que la nómina sea una carga para la misma. Si bien esta puede ser una estrategia de manejo de los recursos, no necesariamente va alineada con el cumplimiento de la visión que se haya propuesto. Cualquiera que sea la razón de ser de la organización, se requerirá una cierta inversión de recursos para lograrla y contar con personal operativo de un buen perfil profesional terminará redundando en mejores resultados y reducción de costos a mediano plazo.

Invertir en un(a) Direct@r Ejecutiv@, no sólo contratando alguien de alto nivel gerencial que sepa organizarse para sacar el mayor provecho de los pocos recursos asignados, sino también dedicarle tiempo a definir claramente su rol, responsabilidades, perfil y los mecanismos de rendición de cuenta y evaluación, con el fin de garantizar que la inversión rinde los resultados esperados, es una excelente recomendación que puedo darle a cualquier organización.

Un profesional de buen nivel, empoderado, que comparta los valores de la organización y que además tenga claridad de las metas que debe logra, y cuente con los suficientes mecanismos de control para su trabajo, seguramente logrará maravillas con el poco presupuesto con el que tu organización cuenta.

Me ha tocado trabajar este rol con varias organizaciones civiles y considerando que cada una tiene sus especificidad, he llegado a un modelo a partir del cual cualquiera puede comenzar a trabajar.

Analizando los procesos

PROCESOSPrimero que todo, hay que tener muy claro cuál es la visión y misión de la organización y cuáles son los procesos que se desprenden de ella ¿Por qué esto es necesario? Porque sólo conociendo los procesos medulares podremos definir cuáles serán las áreas de atención primordial para la dirección ejecutiva, así como las posibles modificaciones a la estructura organizacional que se requieran para el cumplimiento de la visión.

Soy muy respetuosa de la especialización de otros y yo no conozco ampliamente el tema de procesos, sin embargo, en el caso de organizaciones civiles que por lo general cuentan con pocos recursos, mi recomendación es irse por una análisis sencillo (basado en las metodologías reconocidas) que incluya los siguientes aspectos:

  • Levantamiento del proceso:
    • La clara identificación del mismo, al cual deberá asignársele un nombre o denominación que permita identificarlo.
    • La definición funcional: expresar en forma simple qué función central realiza o qué objetivo tiene el proceso que se está describiendo.
    • Cuáles son sus límites: en el sentido de delimitarlo y poder diferenciarlo de otros procesos cercanos o relacionados.
    • Destinatarios del proceso: a quiénes está dirigido el proceso, quiénes son los que valoran los resultados del proceso.
    • Cuáles son las expectativas: tanto de los destinatarios como de los gestores o responsables de dicho proceso. Esto es definir las condiciones óptimas para este proceso, desde ambas perspectivas.
  • Descripción de procesos: Luego de haber definido cada proceso medular de la organización es recomendable ponerlos en un mapa para verlos en conjunto y poder interrelacionarlos unos con los otros. Luego hay que describirlos en detalle. Para éstos se definen 2 áreas, descriptiva y gráfica, que son complementarias y que deberán contener al menos la siguiente información:
    • Recursos: son los elementos materiales, de información u otros que pueden incluso ser intangibles (como el conocimiento empírico de los profesionales) que el proceso necesita para poder generar la salida.
    • Actividades: es la descripción secuencial, en orden cronológico, de las actividades y sus respectivas tareas, que tienen que realizar los participantes (protagonistas).
    • Protagonistas o actores: personas o grupos de personas que desarrollan las actividades y tareas del proceso.
    • Salida: resultado del proceso, aquello para lo cual ha sido diseñado el proceso.
    • Destinatario: persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del proceso.
    • Indicadores: estas mediciones permiten hacer un seguimiento y valoración del cumplimiento de los objetivos del proceso. En estricto rigor no son parte de la descripción del proceso, pero al momento de hacer este trabajo es adecuado incluir este aspecto por la estrecha relación que tiene con el trabajo de levantamiento.
    • Diagrama de flujo del proceso (flujograma): es la expresión gráfica del proceso, que resulta de mucha utilidad porque facilita su análisis y rediseño.

La Dirección Ejecutiva

Con los procesos levantados, ahora debe haber mayor claridad de lo que se le puede exigir a la posición de la Dirección Ejecutiva. En este sentido, y entendiendo que cada organización tiene sus particularidades, se puede comenzar a dibujar el rol de esta función a partir del siguiente esquema:Integración

Funciones

  • Generales: Garantizar el funcionamiento operativo a través de la gerencia de los recursos y el soporte a las actividades de la organización de acuerdo a lo establecido en los Estatutos.
  • Específicas:
    • Gerenciar el equipo de trabajo para cumplir las metas de la organización.
    • Ejecutar las decisiones administrativas de la Junta Directiva de conformidad con las instrucciones recibidas.
    • Elaborar en conjunto con el departamento de Contabilidad el presupuesto de operación.
    • Controlar la ejecución del presupuesto.
    • Coordinar la operación de trabajo del despacho u oficinas.
    • Definir, en conjunto con los jefes de departamento, el plan de trabajo del año, así como fijar las metas de ejecución y los mecanismos de medición de resultados.
    • Las demás atribuciones y responsabilidades que establezcan estos Estatutos o el Reglamento Interno.

Tareas específicas

  • Hacia la Junta Directiva:
    • Apoyar al Presidente y al Secretario con el desarrollo de las agendas
    • Levantar las minutas de reuniones
    • Mantener contacto directo y abierto con los Directores y mantenerlos informados.
    • Rendir informes a la Directiva de la operación general de la Organización
    • Presentar a la Directiva los reportes financieros y seguimiento al presupuesto mensual
  • Administración de personal:
    • Preparar las cartas de trabajo para los empleados
    • Mantener el control de vacaciones del personal
    • Realizar cálculo de liquidaciones de empleado
    • Revisar las planillas quincenales y extraordinarias
    • Contratar o despedir personal
    • Evaluar al personal
    • Crear y mantener actualizadas las funciones del personal administrativo y asegurarse que cada uno las conozca y las cumpla
    • Asegurar un buen ambiente laboral y trabajo en equipo
  • Financieras:
    • Coordinar en conjunto con el departamento de contabilidad el reporte financiero mensual para ser presentado a la Junta Directiva
    • Aprobar de pagos a terceros
    • Velar por los activos de la Organización
    • Dar seguimiento a los estados financieros
  • Mercadeo:
    • Diseñar el plan de mercadeo de la Organización
    • Coordinar, organizar, asesorar y ejecutar actividades que generen ingresos para la organización
    • Coordinar la actualización de las plataformas de la organización: web, redes sociales, etc.
    • Promover la publicación interna de noticias acerca de las actividades de la organización
  • Reputación:
    • Representar a la organización en eventos y conferencias
    • Coordinar la presencia en medios de comunicación de la organización
    • Estar preparad@ para que cuando se requiera pueda ejercer el rol de vocero oficial de la organización

Perfil del cargo

  • Cualidades y aptitudes
    • Compartir los valores, la visión y misión de la organización
    • Compromiso social
    • Capacidad de organización, planeamiento y alta productividad
    • Alto nivel de escucha, tacto y diplomacia.
    • Alta habilidad para trabajar en equipo, resolver conflictos y tomar decisiones
    • Liderazgo y motivación
    • Buenas relaciones interpersonales y de comunicación
    • Habilidades para trabajar bajo presión
    • Facilidad para viajar
  • Experiencia
    • Experiencia laboral, por lo menos de 3 años, en administración, mercadeo, en empresas u organizaciones civiles
    • Experiencia en el manejo, dirección y desarrollo de personal
    • Experiencia en recaudación de fondos
    • Experiencia en trato al público
    • Experiencia en organización de eventos
  • Perfil profesional y conocimientos necesarios
    • Preparación académica a nivel de licenciatura en administración, ciencias sociales, mercadeo o similares.
    • Administración
    • Contabilidad (básico)
    • Buena ortografía y redacción
    • Deseable dominio de Inglés hablado y escrito

Método de Selección y evaluación

Nuevamente, cada organización contará con sus particularidades, pero se puede partir de esta base:

  • Selección

El presidente de la Junta Directiva presentará una terna a los demás directores, quienes basados en lo definido en el documento de descripción y perfil del cargo escogerán a la persona idónea para desempeñarlo.
Esta posición será evaluada una vez al año, con el instrumento definido para la posición y de acuerdo a los indicadores de cumplimiento. De no ser aprobada su gestión la Junta Directiva levantará un informe y pre- seleccionará 3 candidatos para que la siguiente Junta Directiva realice la selección.

  • Indicadores de GestiónIndicadores

Para esta posición se han definido 5 indicadores de gestión que deberán ser desarrollados en el instrumento de evaluación correspondiente. Los indicadores generales son:

    • Financieros: Sistema de información financiera, ejecución de presupuesto, procesos contables en orden, Estados Financieros a tiempo.
    • Operacionales: Clima organizacional, desempeño del equipo
    • Mercadeo: Aumento de donaciones, patrocinios, recaudación de fondos en los eventos, resultados de los eventos, etc.
    • Satisfacción del Cliente: Aumento de la base de asociados, servicios al socio,
    • Representación: Imagen de la organización, participación en eventos
  • Compensación

Este punto se convierte en un dolor de cabeza para muchas organizaciones. Si se quiere tener un profesional de nivel en la Dirección Ejecutiva, la remuneración debe ser acorde con su experiencia y capacitación. A veces no es fácil tomar la decisión, pero la mejor manera es pensar que es una inversión que la organización está realizando y que parte de la tarea de este profesional, será levantar recursos para mejorar las finanzas. En este sentido se recomienda:

    • Compensación fija mensual que estará acorde con su perfil profesional y ajustado al mercado para cargos con similares responsabilidades.
    • Adicionalmente, establecer un bono (que puede llegar hasta a un 30% del salario) por cumplimiento de metas en el periodo. Las metas serán fijadas por la Junta Directiva al iniciar el periodo y se medirán contra la evaluación de desempeño que se realizará al final del mismo.
    • Se regirá por todos los aspectos contemplados en la legislación laboral del país.

Contar con una Dirección Ejecutiva comprometida, que puede ejecutar la estrategia y que mantenga la operación con altos niveles de eficiencia, es un activo invalorable para cualquier organización civil. Es lo que hace la diferencia entre aquellas exitosas que logran hacer realidad su visión y los que a pesar de permanecer en el tiempo no logran concretar sus objetivos.

 

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