La sala de prensa para la crisis

Aclaro, no siempre es necesario tener una sala destinada exclusivamente para atender a la prensa cuando estamos gestionando una crisis. Sin embargo, cuando el suceso tiene una cierta envergadura, por ejemplo un accidentes con víctimas, donde la información acerca de los avances de la crisis debe fluir constantemente, se vuelve indispensable, porque de esta manera tendrás un lugar para atender a los medios que están cubriendo el suceso y controlar la información que se les entrega y dónde se hacen las declaraciones públicas.

Tener una sala de prensa te permite además, contar con un lugar cómodo en el que podrás disponer de recursos gráficos, espacios para entrevistas de TV o radio, así como una zona en la que puedes propiciar encuentros entre periodistas y especialistas que contribuyan a explicar lo que ha ocurrido y la gestión que está haciendo la empresa.

Lo ideal es que la sala de prensa sea un espacio al que sólo tendrán acceso los medios de comunicación debidamente identificados. Se recomienda que esta sala esté ubicada en un lugar de muy fácil acceso para evitar que los periodistas deban pasar por oficinas u otros espacios de la empresa, antes de llegar a él, esto con el fin de evitar cualquier posibilidad de obtención de información por medios no formales.

La sala de prensa dependerá del espacio con que cuentes en las instalaciones de la empresa, pero es importante que te asegures que al menos estos recursos estarán disponibles para los periodistas:

Conexión a internet de buena calidad y seguridad: Pídele al equipo de tecnologías de la información (TI) de la empresa que te garantice que haya 100% acceso a internet y que sea libre (sin claves), que haya disponibilidad de señal WIFI pero también opciones de conectarse por cable. Es importante que le pidas al departamento de TI que refuerce las barreras de acceso a la red interna de la empresa, no queremos que haya ningún otro riesgo afectando las acciones de gestión de crisis

Escenario para declaraciones: Coloca un espacio cómodo donde el / la vocero (a) pueda dirigirse de manera general a los medios. Lo ideal es que tengas de fondo el logo de la empresa, pero que el resto esté en un color sólido en la paleta de colores de la empresa.

Espacio para los periodistas: Debes tener sillas que permitan acomodar a los periodistas mientras el / la vocero (a) emite las declaraciones. Cuando tienes poco espacio lo ideal es que una vez terminen las declaraciones puedas reacomodar la sala y colocar escritorios portátiles para que los periodistas puedan trabajar en sus notas.

Espacio para Cámaras de TV: Asegúrate que hay espacio para que los camarógrafos de TV instalen sus equipos. Es importante que las cámaras puedan ser colocadas de manera de captar de frente al vocero (a).

Equipos: Dispón de algunos equipos como computadoras, grabadoras de audio, cargadores de celulares, para ser prestados a los periodistas mientras están en la sala de prensa. Debes asegurarte que ellos puedan hacer su trabajo sin que exista ningún obstáculo.

Otros equipos: En la sala coloca televisores para monitorear los distintos canales de TV, de igual manera, aunque está en desuso un fax sigue siendo un equipo que puede ayudar mucho en momentos de crisis. Coloca scanners e impresoras que estén al acceso de los periodistas.

Materiales de oficina: Siempre ten disponible lápices, bolígrafos, marcadores, blocks de notas, papel blanco, tijeras, cinta adhesiva de todo tipo.

Zona de refrigerio: Aunque suene superficial, este espacio es muy importante. Es probable que los periodistas y su camarógrafos o fotógrafos, pasen muchas horas en esta sala, asegúrate que haya siempre café, te, agua, sodas y algún refrigerio dulce y salado además de frutas para que ellos puedan comer sin salir del salón.

Servicios sanitarios: En la sala o cerca de ella deben haber suficientes servicios sanitarios. Es muy importante que te asegures que se mantengan aseados y en buenas condiciones, con suficiente implementos para su uso.

La sala debe ser segura, de manera que los equipos, así como los efectos personales de los periodistas puedan permanecer en ella sin que haya ningún riesgo.

Esto sería lo básico que debería contemplar una sala de prensa, sin embargo, hay empresas en las que la infraestructura permite incluso armar un set para entrevistas de TV y un pequeño estudio de radio, lo que le facilita mucho el trabajo a los periodistas de estos medios.

La sala de prensa emblemática

Es imposible hablar de salas de prensa y no mencionar la de la Casa Blanca, por ser el lugar desde donde una de las personas de mayor influencia del planeta realiza sus encuentros con los medios.

A pesar de que no es enorme, ni necesariamente la más cómoda del mundo, el área destinada a la prensa es un lugar que, en mi opinión, ha sido estratégicamente planteado. Esta ubicada en lo que se llama el West Wing de la casa Blanca, muy cerca de la oficina de la Secretaría de Prensa, lo que facilita la interacción de los medios con el vocero de la administración de turno. Esta sala está ubicada en lo que era una antigua piscina de la edificación lo que ha permitido la colocación de grandes cantidades de cable, así como de salidas estratégicas utilizando la estructura de la piscina. Adicionalmente, la sala tiene salida a uno de los jardines, lo que facilita la cobertura de eventos que se realizan al aire libre.

El complejo para la prensa está separado en dos partes:

• Sala para las declaraciones oficiales: Es la que todos hemos visto en TV. Una sala pequeña que permite cercanía con el vocero y puede albergar hasta 200 periodistas, pero sólo 49 pueden estar sentados. Está equipada con la más avanzada tecnología para transmisión de video y audio y una de las mejores conexiones a internet del mundo. El podium cuenta con dispositivos de pantallas de video para teleconferencia y presentaciones multimedias.

• Sala de trabajo: Este espacio comprende cubículos de trabajo, pequeñas salas de reunión y zonas en las que tanto periodistas de TV como de radio pueden completar su trabajo para ser enviado a los medios.

En este video puedes ver el tour que hiciera un periodista de NBC cuando recién se inauguró la sala después de la remodelación que se le hizo durante la administración de George W. Bush.

Es probable que no puedas contar con unas instalaciones como la de la Casa Blanca, que además sólo son posible porque se utilizan permanentemente, en cambio para una empresa es un requerimiento temporal. Sin embargo, es interesante tomarla como modelo para que no se te escape nada a la hora de armar una Sala de Prensa dentro de tu plan de gestión de crisis.