Kit de prensa para la crisis

Así como debes asegurarte de contar con una cómoda y práctica sala de prensa, también debes tener muy en cuenta qué tipo de materiales informativos le entregarás a los medios para que complementen el trabajo que están haciendo de la cobertura del suceso o crisis. A esto es a lo que se le llama Kit de Prensa o Maletín de Prensa.

Estas herramientas son de muchísima utilidad, porque además de ayudar a los medios a complementar la información, también contribuyen a disminuir malos entendidos, cifras erróneas, nombres equivocados entre otras fallas comunes cuando hay que cubrir información sensible y que se genera con mucha velocidad, como es el caso de las crisis.

Durante la gestión de crisis vas a tener que producir mucho de estos kit de prensa, que por lo general están compuestos por:

• Nota de prensa
• Fotografías ( del suceso si es posible, del / la vocero (a), de la empresa)
• Información de soporte ( mapas, resultados de laboratorio, cifras, etc.)
• Audios con declaraciones de los voceros o expertos del tema
• Videos con declaraciones de voceros o expertos del tema

Es importante que seas cuidados@ con la información que incluyes en el kit, por ejemplo, puede considerarse de mal gusto que incluyas información de los proyectos o los nuevos productos de la empresa, en momentos en los que la atención de todos está centrada en el suceso. Es importante que recuerdes colocar siempre al final de la nota de prensa, la información general de la empresa, de esta manera l@s periodistas siempre podrán acudir a esa información para verificar algún dato que hayan podido olvidar.

La idea es que con frecuencia, prepares esto materiales y los distribuyas entre los medios de comunicación en la sala de prensa, como material de apoyo de las declaraciones ofrecidas por el / la vocero (a). Adicionalmente, esta información debes enviarla por correo electrónico o colgarla en el espacio destinado a los medios dentro del “dark website”. En paralelo distribúyela a través de las redes sociales de la empresa. Recuerda asegurarte que lo que se está difundiendo de manera masiva ya ha sido comunicado a las audiencias internas de la empresa.

Muchos opinan que la distribución de estos materiales debe centralizarse a través de los canales online de la empresa, cualquiera que ellos sean. Si se ha creado un “dark website” que sea allí a donde deben acudir los medios para conseguir la información oficial de la empresa. Como en artículos anteriores, mi respuesta a esto es que Depende. Y este “Depende” va con la “D” en mayúscula, porque estará influenciado por muchos factores: tipo de crisis, etapa de la crisis, fortaleza de las audiencias online de la empresa, etc. En Venezuela hay un dicho que para mi hay que tenerlo presente cuando uno gerencia una crisis. El dicho reza así … “como vaya viniendo, vamos viendo”, y es que aunque la recomendación siempre va a ser estar tratar de estar lo más preparado posible para enfrentar una crisis, hay que dejar un cierto grado de flexibilidad que permita adaptarse a las particularidades del suceso.

Hay una pregunta que salta de inmediato cuando se habla de comunicar durante la crisis, y es ¿con qué frecuencia deben producirse las declaraciones o emisores de información por parte de la empresa? Esto lo va a determinar la velocidad con la que se sucedan los acontecimientos de la crisis. Esta frecuencia por lo general es muy alta al inicio de la crisis y va disminuyendo a medida que se va resolviendo. En todo caso es importante que informes constantemente. Por otra parte, mi recomendación es que sobre todo cuando la crisis esté en sus momentos más álgidos, cada vez que emitas información lo hagas a través de un vocero (a), esto transmite el mensaje de que la empresa tiene toda su atención en la solución de la crisis y le da un rostro humano a la organización. Es fatal cuando una compañía en crisis comienza a enviar comunicados si cara, en momentos como estos las audiencias esperan que una persona se haga responsables de esos hechos.

¿Tienes alguna sugerencia de otro material a incluir en el kit de prensa? Coméntame para seguir mejorando nuestras herramientas de comunicación.