El Comité de Auditoría

Continuando con el tema que iniciara en el articulo anterior ahora le corresponde el turno al Comité de Auditoría. Algunos consideran que si en algún momento hay que escoger entre la creación de un sólo comité de apoyo a la Junta Directiva, uno se decante por el de Auditoría, pues al final de cuentas también podrá hacer seguimiento y control de la implementación del conjunto general de normas de buen Gobierno Corporativo.

El Comité de Auditoría debe tener como propósito general supervisar:

• La integridad de los estados financieros
• La adecuación de la compañía a los requerimientos legales y regulatorios
• Los controles internos
• La gestión de la función de Auditoría Interna
• Interactuar directamente y evaluar la gestión de los Auditores Externos. Incuso definir su contratación, compensación y monitorear la calificaciones e independencia de los mismos.
• Revisar el reporte financiero preparado por la Vicepresidencia de Finanzas.

Responsabilidades y Funciones

Reporte Financiero:

• General: El Comité revisará y discutirá con la Vicepresidencia de Finanzas y los Auditores Externos, lo siguiente:

• Las políticas y procedimientos de la empresa relacionadas con la divulgación de información que pueda impactar los estados financieros
• Juicios o temas de información financiera relevantes
• La adecuación de los controles internos y cualquier acción que deba ser tomada para solventar deficiencias
• Presentación de los Estados Financieros
• Cualquier iniciativa regulatoria o contable
• Cualquier cambio en las normas contables que vaya a ser introducido en la empresarial
• Cualquier desacuerdo o inconformidad que ocurra entre los auditores externos y la gerencia en materia de los Estados Financieros.

• Preparación y difusión de Información Financiera:

• Anualmente el Comité debe revisar y obtener una compresión total del alcance y tiempo de la auditoría externa así como el resultado de la misma.
• El Comité debe revisar cualquier información que vaya a ser divulgada acerca de los Estados Financieros de la Compañía.
• El Comité revisará y discutirá con la Vicepresidencia de Finanzas y los Auditores Externos los resultados de la auditoría así como el Estado Financiero a ser presentado en la Asamblea de Accionistas.
• El Comité presentará a la Junta en conjunto con la Vicepresidencia de Finanzas los resultados de la Auditoría Externa así como los Estados Financieros.

Reportes: El Comité debe preparar anualmente un reporte de sus actividades y recomendaciones para la próxima gestión.

Monitoreo de adecuación con las Leyes:

• El Comité debe reunirse periódicamente con la Vicepresidencia de Finanzas, los miembros del departamento de Auditoría Interna, así como con los Auditores Externos para asegurarse de que las políticas y procedimientos contables y financieros de la empresa están acordes con las leyes y regulaciones tanto nacionales como internacionales, y que se está cumpliendo con lo definido en el Código de Buenas Prácticas y Ética de la Compañía. Entre otras actividades el Comité debe:
• Supervisar la implementación en los asuntos financieros del Código de Ética de la Compañía.
• Revisar en conjunto con el Comité Ejecutivo de Ética o con el Comité de Gobierno Corporativo y Ética de la Junta (según sea el caso), los casos significativos de conflictos de interés, fraude, conductas indebidas, y definir las acciones a tomar.
• Asegurar la adecuación de las políticas y procedimientos de la empresa a las legislaciones nacionales e internacionales, en materia de blanqueo de capitales.

Supervisión de los controles y procedimientos internos y de los controles y procedimientos de divulgación:

• Definir en conjunto con la Vicepresidencia de Finanzas los controles y procedimientos de divulgación de información financiera
• Definir en conjunto con la Vicepresidencia de Finanzas los controles y procedimientos de controles internos en general
• El Comité revisará con la Vicepresidencia de Finanzas y los Auditores Internos la adecuación y efectividad de los controles internos de la Compañía.

Supervisión de la Auditoría Interna:

• El Comité debe supervisar las actividades, organización, estructura y calificación del departamento de Auditoría Interna. El departamento de Auditoría Interna debe reportar funcionalmente al Comité y administrativamente al Vicepresidente de Finanzas.
• Un representante del departamento de Auditoría Interna debe asistir a una reunión del Comité de Auditoría a mitad del período para presentar resultados de la auditoría interna y el cronograma de auditorías de la empresa.
• El Comité debe aprobar y revisar el plan anual de auditorías internas, objetivos, cronogramas y cualquier proyecto especial que asuma el departamento de Auditoría Interna.
• El Comité debe discutir con el departamento de Auditoría Interna cualquier cambio de implementación del plan de auditorías.
• El Comité debe revisar con el departamento de Auditoría Interna cualquier reporte significativo, preparado para la Gerencia, así como las acciones correctivas.
• El Comité podrá solicitar, bien sea a través de la Vicepresidencia de Finanzas, o directamente al departamento de Auditoría Interna, cualquier estudio especial, investigación o cualquier servicio que sea de atención de este Comité.
• El Comité debe evaluar la efectividad del Departamento de Auditoría Interna.
• El Comité debe revisar periódicamente las funciones del departamento de Auditoría Interna, asegurarse de su independencia y garantizar el acceso irrestricto a toda la información de la Compañía.
• El Comité revisará y aprobará el reemplazo de los ejecutivos del departamento de Auditoría Interna.

Supervisión de las relaciones con los Auditores Externos:

• Contratar y Autorizar servicios:

• El Comité de Auditoría tiene la plena potestad de definir la contratación de los Auditores Externos, así como la definición de sus honorarios o la decisión de prescindir de sus servicios para contratar otra firma cuando lo considere necesario.
• Los Auditores Externos reportarán directamente al Comité de Auditoría. La empresa proporcionará los recursos necesarios, definidos por el Comité, para el pago por los servicios de Auditoría Externa.
• El Comité definirá en conjunto con los Auditores Externos la planificación de las auditorías.
• Supervisar la independencia y calificación de los Auditores Externos:
• Para garantizar la independencia de los Auditores Externos el Comité realizará presentará un reporte describiendo la relación entre la firma y la empresa, así como la de los profesionales que prestan servicio a la compañía.
• El Comité revisará el alcance de los servicios proporcionados por la firma de Auditoría y tomará en cuenta cualquier comentario realizado al respecto por la Junta.
• El Comité definirá políticas claras de contratación por parte de la empresa con relación a empleados o ex-empleados de la firma de Auditoría, con el fin de preservar la independencia de los Auditores.
• El Comité solicitará anualmente a la firma de auditoría una reporte que resuma:
  • Procedimientos internos de control de calidad de la firma.
  • Oportunidades de mejoras detectadas en la última evaluación de calidad de la firma.
  • Información de cualquier procedimiento de investigación legal al que esté siendo sometida la firma.
• Sobre la base de lo anterior el Comité realizará una evaluación de la firma, tomando en consideración la opinión de la Gerencia y del departamento de Auditoría Interna. El Comité presentará a la Junta en pleno los resultados de esa evaluación y sus recomendaciones.

Otras Responsabilidades

• Evaluación: En conjunto con el Comité de Gobierno Corporativo, el Comité de Auditoría evaluará su gestión anualmente así como el desempeño de cada uno de sus Directores. El resultado de la evaluación se presentará a la Junta en pleno. En estas evaluaciones se tomará en consideración aspectos como: la relevancia de las recomendaciones y acciones sugeridas por el Comité, número de reuniones, asistencia a las reuniones, cumplimiento de los objetivos fijados.
• Investigación y retención de Asesores Profesionales:
  • El Comité tiene la autoridad de conducir o autorizar investigaciones relacionadas con el alcance de las responsabilidades del Comité.
  • El Comité tiene la potestad de solicitar asesoría ya sea externa o interna sobre temas de su competencia. La empresa proporcionará los recursos necesarios para cubrir los gastos que esto genere.
• Gerencia de Riesgo:
  • El Comité discutirá periódicamente con la Gerencia, las políticas y procedimientos de la compañía relacionadas a el análisis y gerencia del riegos, al igual que los riesgos financieros a los que está expuesta la Compañía y las medidas de remediación. El Comité además propondrá mejoras a los procedimientos.
• Procedimiento de denuncias. El Comité establecerá procedimientos para:
  • Recepción, análisis y tratamiento de quejas hechas por la Junta vinculadas a la contabilidad, controles contables internos, auditorías, etc.
  • Recepción, análisis y tratamiento de quejas hechas de manera anónima o no, por algún empleado de la empresa, vinculadas a la contabilidad, controles contables internos, auditorías, etc.
• Desacuerdos con la Gerencia: El Comité resolverá cualquier desacuerdo surgido entre la Gerencia y los Auditores Externos, y aquellos que surgiesen entre el Departamento de Auditoría Interna y la Gerencia.
• Revisión del documento del Comité: El Comité revisará este documento anualmente y hará recomendaciones a la Junta para efectuar cualquier cambio que sea necesario.
• Reportes: El Comité deberá realizar reportes periódicos a la Junta, que incluyan:
  • Calidad de la información pública de la compañía
  • Adecuación a las leyes y regulaciones
  • Desempeño de la firma de Auditores Externos
  • Desempeño del Departamento de Auditoría Interna
  • Efectividad de los Controles Internos

Miembros y Organización del Comité

• Tamaño: Debe estar integrado por al menos tres miembros.
• Calificación de los Miembros: Cada miembro del Comité debe ser capaz de leer y entender balances financieros, estado de ganancias y pérdidas, flujo de caja. Al menos uno de los miembros del Comité debe ser un experto financiero con educación y experiencia laboral en el área, es deseable la experiencia en temas de auditoría.
• Nombramiento: Los miembros del Comité son nombrados por la Junta con la recomendación del Comité de Gobierno Corporativo. El Comité de Gobierno Corporativo también recomendará al Director que debe ejercer la presidencia del Comité.
• Tiempo: El Comité se constituye por un año. La Junta definirá los reemplazos de ser necesario. Ningún miembro de este comité puede ser removido sin la mayoría de los votos de la Junta.

Operatividad

• Frecuencia: El Comité se reunirá cuando así lo considere necesario. Deba hacerlo al menos cinco veces al año. La mitad de los miembros es considerado quórum. El Presidente de la Junta o cualquier miembro del Comité tiene autoridad para convocar a una reunión.
• Invitados Especiales:
  • El Comité podrá invitar a cualquier Director, Gerente o empleado de la Compañía para que entregue información o asesore al Comité en algún asunto de su responsabilidad.
  • El Comité se reunirá con los Auditores Externos, la Vicepresidencia de Finanzas, el Departamento de Auditoría Interna en reuniones separadas o conjuntas, cada vez que lo considere necesario.
• Dinámica de las reuniones: El Comité definirá su propia dinámica de las reuniones, se recomienda que éstas sigan el procedimiento de las reuniones habituales de la Compañía.
• Minutas: Los miembros del Comité debe llevar registro escrito de las reuniones. Estas minutas deben permanecer archivadas en los registros de la Compañía como asuntos de interés para la Junta.

Como te comenté al inicio del artículo, a este Comité fácilmente se le podrían incorporar las funciones de Gobierno Corporativo y Ética, sin embrago, en mi opinión, representaría recargarlo de actividades que podrían redundar en el descuido de las que le son medulares. Los casos de las caídas de empresas reconocidas por la falta de controles y auditorías son más que suficientes para demostrar que no se deben escatimar los esfuerzos en la fiscalización financiera de las empresas.

¿Cómo han manejado en tu empresa este caso? ¿El Comité de Auditoría también maneja el tema ético?