El Comité Ejecutivo de Ética

Como te comenté en el artículo del Comité de Gobierno Corporativo, algunas organizaciones prefieren tener, además de la instancia en Junta que define temas éticos, un Comité Ejecutivo que es el que verdaderamente enfrenta denuncias, investiga casos y vela por el cumplimiento del Código de Ética.

Quedó pendiente del artículo anterior, la definición de este comité y que debe estar incluido dentro del Código de Ética de la organización.

Cada organización define como manejará este Comité pero por línea general, el Comité Ejecutivo de Ética es un comité operativo que reporta directamente al Comité de Gobierno Corporativo y Ética o a la Junta Directiva, y que tiene bajo su responsabilidad la administración del Código. El Comité tendrá como función fundamental apoyar a los trabajadores de la Empresa en la resolución de los dilemas éticos a los que puedan enfrentarse durante el desempeño de sus labores.

En líneas generales los objetivos del Comité serán:

• Promover la aplicación de lo descrito en el Código.
• Servir como órgano de consulta.
• Canalizar casos a la instancia apropiada.
• Revisar las consultas y aclaratorias realizadas por los empleados y darles respuesta oportuna.
• Promover la actualización de las normas que componen el Código de Ética.

Miembros del Comité de Ética

Por lo general las Empresas definen que el Comité esté integrado por el área Legal, el área responsable de gestión de la reputación (asuntos Públicos / Comunicación Corporativa / Asuntos Corporativos), Recursos Humanos (Gestión del Talento), un miembro del Comité de Gobierno Corporativo de la Junta Directiva y un miembro del Comité de Auditoría. Se define que este Comité podrá actuar por propia iniciativa, a instancia de cualquier empleado y, excepcionalmente, mediante denuncia anónima realizada de buena fe.

Debe establecerse mecanismos seguros y confiables de comunicación entre cualquier colaborador y el Comité. Para eso las Empresas crean cuentas de correo electrónicos especiales para los miembros del Comité, también se implementan buzones éticos para que los colaboradores puedan depositar sus interrogantes o denuncias. Si el canal de comunicación no es confiable, gran parte de la actividad del Comité se verá disminuida.

Este es un ejemplo de lo que se definen como funciones y obligaciones para el Comité de Ética:

• Difusión entre todo el personal de la Empresa del Código de Ética.
• Recepción de todo tipo de escritos, relacionados con la aplicación del Código.
• Tramitación de expedientes, relacionados con la aplicación del Código, hasta dictar resolución.
• Interpretación de las dudas que plantee la aplicación del Código.

En el ejercicio de sus funciones, el Comité de Ética garantizará:

• La confidencialidad de todos los datos y antecedentes manejados y de las actuaciones llevadas a cabo, salvo que por ley o requerimiento judicial proceda la remisión de información.
• El análisis exhaustivo de cualquier dato, información o documento con base a los cuales se promueva su actuación.
• La instrucción de un procedimiento adecuado a las circunstancias del caso, en el que actuará siempre con independencia y pleno respeto del derecho de audiencia y de la presunción de inocencia de cualquier persona afectada.
• La no afectación de cualquier empleado como consecuencia de la presentación de instancias o denuncias al Comité.

Las decisiones del Comité de Ética, tendrán carácter vinculante para la empresa y para el empleado.

Con relación a la periodicidad de las reuniones, como es lógico depende de la dinámica de cada empresa, pero mi recomendación es que este Comité se reúna una vez al mes para analizar cualquier solicitud y elaborar informes a la Junta Directiva. Algunas empresas han optado que la periodicidad sea cada 2 meses.

Este Comité trabajará estrechamente con el Comité de Gobierno Corporativo y Ética en el caso de que se haya definido así la estructura en la empresa. De no ser así hay que asegurarse de que los miembros de este Comité tengan a su vez una instancia de rendición de cuentas al más ato nivel de la organización.

El Comité operativo de Ética debe asegurarse de que se cumplan las campañas informativas y educativas y que sean refrescadas cada cierto tiempo. Este Comité también debe verificar que en la inducción a los nuevos colaboradores se incluye el Código y se establezca el cronograma de talleres para el uso y conocimiento del mismo.

¿Existe un Comité de Ética en tu empresa? ¿Cómo funciona? ¿Tienes algún caso que pudieras comentarnos?