¿Cómo se elabora un Código de Ética?

Cómo podrás imaginarte esta pregunta no tiene una respuesta única, y como ya has visto en varios de los temas que trato en este blog la respuesta es un “depende” en mayúsculas porque cada empresa, idiosincrasia y cultura organizacional es diferente.

Hay organizaciones que son “híper” democráticas y realizan extensas consultas entre sus colaboradores, proveedores y clientes, antes de comenzar el trabajo y luego la redacción es un acto colectivo. Suele ser un proceso lento y en algunos casos agotador lo que le quita parte del peso que un documento como este debe tener. Otras organizaciones optan por la vía vertical, y el documento es redactado por un pequeño grupo de directores o gerentes, aprobado por la Junta Directiva y divulgado posteriormente. Este método a pesar de ser más expedito que el anterior, al final genera incomodidades sobre todo en los colaboradores que, en la mayoría de los casos, terminan por no identificarse con el documento. Entre estos extremos existe una gama de otras posibilidades que como todo en la vida tienen sus pro y contras.

Voy a hablarte desde mi experiencia, de lo que he visto que da resultado y es un proceso eficiente desde el punto de vista de la organización.

El Código en equilibrio

Efectivamente con Maka Corp. el planteamiento desde el principio fue, «encontremos el punto medio, en el que podamos tener la participación de los colaboradores, pero sin que eso represente una secuencia de infinitas consultas que terminen por restarle importancia al documento y al esfuerzo».

Con esa solicitud en mente, comenzamos a trabajar en conjunto con el Comité de Gobierno Corporativo y Ética de Maka Corp. Ellos definieron la meta de que en 6 meses el documento debía publicarse y comenzar el proceso de difusión del mismo. Para nosotr@s en Soleá, fue un reto imaginarnos una estrategia equilibrada que cumpliera con los tiempos, pero afortunadamente lo logramos.

Lo primero que hicimos fue revisar los documentos de Maka Corp. que nos pudieran servir de base. Dado que el Código de Ética debe responder a la cultura organizacional, documentos como la estrategia de negocios, procedimientos, normas, políticas, etc. son el marco referencial para comenzar la construcción.

En algún momento un director del Comité de Gobierno Corporativo nos preguntó por qué era necesario ver la estrategia del negocio, y es que como te he comentado en otros artículo, para mi, la base de cualquier proyecto en una empresa es su estrategia, allí encontramos la visión a mediano plazo, y los requerimientos internos y externos para lograrla.

Aunque Maka Corp. no tenía un Código de Ética como tal, si habían desarrollado hace unos años un documento de valores, que aunque muchos consideraban que estaban obsoletos, eran una referencia excelente acerca de la empresa y sus orígenes.

Del método

Una vez definido el marco, diseñamos la metodología que utilizaríamos. Lo primero que necesitábamos era una base con la que pudiéramos trabajar con los grupos de colaboradores. Esa base nos la tenía que proporcionar la Junta Directiva.

Con la Directiva tuvimos 3 sesiones de trabajo de medio día, en los que el objetivo era definir la plataforma sobre la cual iniciaríamos las consultas con colaboradores, clientes y proveedores. De las reuniones con la Junta obtuvimos los 4 bloques de análisis para comenzar a trabajar. En el caso de Maka Corp. los bloques de análisis fueron:

• Negocios Responsables
• Profesionalismo
• Responsabilidad Social
• Transparencia

A partir de allí se organizaron focus groups con colaboradores (4), proveedores (2) y clientes (1). Se realizaron cuatro sesiones (una para cada bloque) con cada grupo de trabajo. El objetivo fue que de cada sesión saldríamos con enunciados “accionables” que describieran el significado y aplicación de cada una de esas macro categorías.

Con el material producido en las sesiones de trabajo, el equipo de Soleá se encargó de consolidar, resumir y redactar de manera que quedaran enunciados claros y concretos. Éstos se llevaban a una discusión con el Comité de Gobierno Corporativo y Ética y una vez tuviese el visto bueno del Comité volvieron a los focus groups para revisión final y consolidación ( esto se realizó en una sola sesión de trabajo con cada focus).

Es importante comentarte que durante las sesiones de trabajo aprovechábamos para levantar preguntas que podrían surgir en relación al Código de Ética, esas preguntas fueron las que alimentaron la sección “Tomando decisiones éticas”, y el compendio de preguntas y respuestas.

El documento integrado llegó por último a la Junta Directiva en pleno, que tuvo la función de aprobarlo y hacerle correcciones menores. Ya el documento estaba listo  desde el punto de vista de contenido, por lo que sólo faltaba darle un formato de fácil manejo. Se decidió que Maka Corp. tendría dos documentos, el Código de Ética completo, muy bien diseñado y de fácil manejo con su correspondiente versión física y digital, y una especie de “Index Card” que permitía de una sola leída entender los principios fundamentales que regían a Maka Corp.

Elemento diferenciador

Si algo puedo decir fue un diferenciados en esta experiencia, es que Maka Corp. decidió que este proceso fuese abiertamente comunicado a todas sus audiencias y en especial a sus colaboradores. Así fue como desde antes de iniciar los grupos de trabajo, toda la organización estuvo informada acerca del proyecto que se estaba desarrollando. Se desarrollo una estrategia de difusión que incluyó boletines periódicos que daban cuenta de los avances así como de anécdotas curiosas que habían ocurrido. En esos boletines los colaboradores se enteraron de los objetivos del proyecto y su razón de ser, los mecanismos de selección para los focus groups, las fechas de realización, los avances obtenidos, etc. Esto facilitó mucho los procesos de discusión, e incluso convirtió a los seleccionados para los grupos de trabajo en portavoces de sus demás compañeros, que al conocer quienes estarían participando se acercaron a ellos y expresaron sus inquietudes.

El Comité de Gobierno Corporativo y Ética también recibió sugerencias y comentarios que fueron meticulosamente revisados e incorporados a los procesos de discusión y análisis.

Fue un trabajo duro para toda la organización, pero efectivamente en 6 meses pudieron presentar su Código de Ética e iniciar el proceso de difusión específica, que incluyó jornadas de capacitación y algunas otras técnicas de socialización que permitió que el documento se convirtiera en una verdadera referencia de trabajo y no en un cúmulo de buenos propósitos.

En un próximo artículo te estaré comentando acerca de la estrategia que se utilizó para el proceso de difusión del Código. Cuéntame tu experiencia, ¿cómo fue el proceso en tu empresa?