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Activos intangibles, Comunicación Estratégica, Comunicación Interna, Estrategias de Comunicación, Responsabilidad Social Corporativa, Transparencia

Implementación del Código de Ética

Listo! Ya tenemos el Código de Ética, e incluso se ha establecido el Comité de Ética y el de Gobierno Corporativo, ahora sólo falta un paso que es “determinante” para que este documento sea realmente parte del alma y de la cultura de la organización.

El proceso de implementación / difusión del Código es complejo, dado requiere del trabajo de varios departamentos de la empresa y del entusiasmo de los colaboradores. Hay que desarrollar un plan de trabajo que incluya acciones de “publicidad”, “mercadeo” y “capacitación”, o como vimos en un artículo pasado todas las herramientas de “Mercadeo social” interno.

Hay algunas consideraciones que hay que tomar en cuenta cuando estamos desarrollando una estrategia de implementación y que pueden ayudar a facilitar la tarea. Por ejemplo, en muchos casos esta es la primera vez que se presenta en la empresa un documento de estas características, por lo que se requiere una especial atención a su implementación. Culturalmente no estamos acostumbrados a este tipo de guías, sólo el hecho de decir que existe este “Código de Ética” puede levantar incomodidades entre los colaboradores, que pudiera tener la percepción de que se está dudando de su integridad.Diapositiva01

Por eso es importante recalcar que este documento no es más que la verbalización de lo que es práctica común en la empresa y parte de la cultura que se ha desarrollado a lo largo de los años.

Como te comenté anteriormente, este documento debe ir ajustándose a las estrategias de la empresa y será la base para estructurar la Política de Responsabilidad Social. El “Código de Ética” irá creciendo y profundizándose, de acuerdo a la evolución de la organización.

Una estrategia por fase

Fase I: Preparación

En esta etapa se diseñará la estrategia que, como dije más arriba, debe combinar elementos de mercadeo, publicidad y formación. Lo ideal es que desde el principio se integre un equipo de trabajo que desarrolle este plan de acción y de soporte al Comité de Ética. Cada estrategia dependerá del presupuesto que la organización tenga, lo importante es que te asegures de que combines información, formación y mensajes emotivos.

Como su nombre lo indica, en esta fase hay que preparar la mayor cantidad de herramientas para iniciar la implementación. En este sentido se deben producir algunos productos como:

  • Guión de Mensajes
  • Diseño y producción de materiales de difusión (afiches, videos, etc.)
  • Diseño de la Charla de Introductoria al “Código de Ética”. Esta charla será una presentación general del documento para que todos los colaboradores y proveedores lo conozcan. Esa charla se aprovechará para la firma de las cartas de conocimiento.
  • Programación de las charlas introductorias.
  • Diseño y programación de Talleres “Aplicando el Código”. La idea es que más allá de conocer el Código de Ética, colaboradores y proveedores puedan, a través de situaciones reales y analizando la toma de decisiones, utilizar el Código como herramienta.
  • Creación de la cuenta de correo. Es imprescindible crear los canales de comunicación entre el Comité de Ética y los colaboradores. Se recomienda una cuenta de correo única, además de un espacio en la intranet, un espacio en la cartelera física o audiovisual y un boletín informativo.

Diapositiva03Es importante entrenar a los miembros del Comité de Ética quienes son los voceros de este tema. Ellos serán los que se encargarán de dar la bienvenida a los colaboradores en las charlas y los eventos que se organizarán.

Fase II: Lanzamiento

Para el lanzamiento es recomendable organizar un evento en el que pueda reunirse a todos los colaboradores y hacer una presentación general del Código, esto con el fin de transmitir el mensaje de relevancia que la organización le da a l documento. Con Maka Corp., la empresa de la que te comentaba en el artículo anterior, ellos estaban cortos de presupuesto por lo que no pudieron organizar un evento como tal, sin embargo para el lanzamiento organizamos una serie de actividades que se iniciaban días antes del lanzamiento formal, con una campaña de intriga, en la que se buscaba que los colaboradores estuvieran curiosos e interesados por algo que se anunciaba iba a ocurrir.

El día previo al lanzamiento oficial, en la noche, se envió un correo personalizado a cada colaborador, firmado por el presidente de la compañía. En ese mensaje el presidente presentaba formalmente el documento y explicaba en líneas generales su contenido y valor para la organización. Esa noche, además, las carteleras tanto físicas como audiovisuales se llenaron con mensajes alusivos al documento. A la entrada del edificio se colocaron imágenes y mensajes que hacían referencia a los valores.

El día del lanzamiento los colaboradores fueron recibidos por ese despliegue informativo y visual. Al llegar a sus escritorios se encontraban con la versión física del Código de Ética y de la “Index Card”, y un “regalo ético” para el escritorio. Adicionalmente, en cada buzón de correo estaba el mensaje del presidente y ese día circuló una versión especial del boletín interno de la empresa. Esta manera de abordar el lanzamiento puede ser muy efectiva, como en efecto lo fue para Maka Corp., pero además te permite ajustarlo al presupuesto con el que cuentes.

Por otra parte, si la empresa ha decidido extender el Código hasta sus proveedores, es importante programar con ellos una reunión de presentación, en la que además firmen una carta de conocimiento parecida a la de los colaboradores. A ellos se les entregará una versión impresa del Código.

Como dije anteriormente cada empresa evaluará cómo logra el impacto que debe tener este documento. No hay una solución única, lo importante es que se trasmita el mensaje de que el Código de Ética es un referente para la organización.

Fase III: Implementación

Esta fase puede cubrir unos 3 meses. Aquí deben programarse las charlas introductoras, así como los talleres de seguimiento. Estos talleres de seguimiento tiene el objetivo de llevar a situaciones prácticas las normas expresadas en el Código de Ética, de esta manera más allá de la letra, todos los colaboradores de la empresa pueden apreciar su utilidad práctica en situaciones reales en su día a día laboral. En el caso de Maka Corp, ellos involucraron a sus proveedores, así que también se programaron talleres para ellos.Diapositiva04

Para esta fase es importante continuar con información a través de los medios internos de la empresa así como la publicación de afiches o materiales gráficos que se asocien con el código y su utilidad.

Para Maka Corp. trabajamos con un grupo de teatro interno de la empresa. Con ellos preparamos una serie de “socio-dramas” que se presentaban de improviso en los pasillos de la empresa o en el comedor. Se abordaban situaciones sencillas de corta duración pero que de una manera creativa presentaban realidades donde la ética era el eje central.

Es importante que establezcas mecanismos de medición de resultados durante esta fase. Pueden ser encuestas después de las actividades o incluso concursos sencillos. Lo importante es que puedas ir analizando la respuesta de los colaboradores frente a las acciones emprendidas.

Asegúrate de que se incluya en la charla de inducción a nuevos colaboradores una presentación del “Código de Ética”, así como que el documento físico forme parte de la información que se le entrega al nuevo empleado al ingresar. Si has decidió incorporar a los proveedores (es lo aconsejable) añade una charla del Código en los proceso de registro que realice la empresa.

Fase IV: Mantenimiento

Después de culminada la implementación es recomendable dejar “descansar” el tema por unas semanas (un mes más o menos). Durante ese mes el Comité de Ética deberá analizar la efectividad de los mecanismos de comunicación y la cantidad de denuncias o casos recibidos. Esta información servirá de base para replantear los mensajes de las próximas campañas o diseñar nuevos talleres de formación.

Para la fase de mantenimiento se recomienda nuevamente utilizar medios gráficos (afiches, vídeos, etc.) que refresquen los conceptos fundamentales. En el caso de Maka Corp. se diseñaron unas trivial que se distribuían por correo electrónico y se anunciaban en carteleras, los colaboradores podían ganar premios pequeños (material promocional de la empresa básicamente) si respondían adecuadamente.

Fase V: Reforzamiento

Después de transcurrido un año de la implementación, es importante reforzar los criterios establecidos en el Código. Si éste ha sufrido algún cambio con mucha más razón. Lo ideal es retomar las charlas y las campañas informativas, aunque éstas realmente no deben desaparecer nunca.

A grades rasgos te he mostrado un modelo para la implementación. Hay muchas cosas que se pueden hacer y que generarán resultados positivos con tus audiencias. En mi experiencia en un plan como este, se puede hacer derroche de creatividad para atraer e interesar a las audiencias. Aquí en Soleá hemos desarrollado algunos materiales que podrían ayudarte, si estás interesad@ envíanos un email

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