¿Código de Ética o Declaración de Principios?

Este es un tema recurrente entre las empresas que por primera vez se enfrentan a la tarea de desarrollar un documento como este. Para algun@s el nombre “Código de Ética” es intimidante, e incluso lo encuentra muy “rimbombante”, y por eso prefieren decantarse por llamar al documento “Declaración de Principios”. Cualquiera que sea la decisión que se tome, el documento al final es básicamente lo mismo, una guía de principios que definen la manera como la empresa y sus colaboradores actuará ante la sociedad. Sobre esa base la empresa estructura sus estrategias, políticas y procedimientos y es el soporte para evaluarla desde el punto de vista de su comportamiento como ciudadano corporativo.

Cada empresa desarrollará este documento de acuerdo a su cultura organizacional y a los requerimientos propios. En mi experiencia un documento como éste se convierte en eje fundamental para la estructuración de las relaciones entre la empresas, sus colaboradores, proveedores, clientes, contratistas, es decir es el que define la manera de relacionarse con sus audiencias estratégicas.

Aunque cada documento es distinto, la mayoría de ellos están estructurados de la siguiente manera:

Carta del Presidente

A veces es una carta firmada por la Junta Directiva en pleno. La idea de esta introducción es que la o las figuras máximas de dirección de la empresa, expliquen el documento, comenten la razón de ser del mismo, inviten a su lectura y refuercen la idea de que lo establecido allí es de obligatorio cumplimiento para todos los que laboran dentro de la organización.

Algunas empresas aprovechan esta carta para invitar a los proveedores y contratistas a acatar lo expuesto en el Código y se les aclara que cualquier incumplimiento del mismo, dentro de los términos de la relación con la Empresa, puede motivar acciones legales y el derecho a rescindir el contrato.

Es importante que en esta carta se haga hincapié en que la norma resumen la cultura corporativa de la organización, que no es un elemento nuevo ni extraño a la misma. Otro punto importante es explicar que existe una instancia responsable de velar por el cumplimiento del documento, este sería el “Comité de Ética” de la Empresa, órgano al que se podrá acudir para consultas y denuncias.

Principios Básicos

Es muy común que las empresa hagan una declaración de principios generales sobre los cuales se sustenta la organización. Se incluyen temas como:

• Compromiso con los principios expresados en la Declaración Universal de los Derechos Humanos
• Oposición a la discriminación o cualquier forma de acoso.
• Definición como empresa social y ambientalmente responsable.
• Adherencia a las normas y regulaciones internacionales tanto de trabajo como de comercio, establecido por los organismos internacionales pertinentes.
• Combate a las prácticas de legitimación de capitales, tanto en las operaciones como con los relacionados.
• Compromiso con las normas de Buen Gobierno Corporativo, la gestión es completamente auditable y transparente.
• La decisión de abstenerse a apoyar, patrocinar y difundir campañas de proselitismo político o religioso.

Como ves son unos principios genéricos, algunos asociados con normas supra-nacionales y que crean un marco de referencia desde donde partirán los demás principios que defina la empresa.
 
Principios éticos

Aquí hay un mundo de variedad. Cada empresa escogerá los que se adapten a su cultura corporativa, propósito, estilo organizacional, etc. Para mi lo más importante en este apartado, es que esos principios éticos puedan traducirse al día a día de la organización y que de esta manera sean expuestos. De nada vale definir palabras bonitas o “políticamente correctas” que luego nadie puede verlas expresadas en su trabajo diario. Este es un esfuerzo que no siempre realizan las organizaciones, pero para mi es fundamental, porque marcará la diferencia entre un documento lleno de buenas intenciones y una verdadera guía de actuación ética.

La recomendación aquí es que los principios estén escritos en primera personal de plural, de manera que todo el que lo lea se sienta involucrado de inmediato. 

Este es un ejemplo de los principios desarrollados por una empresa en su documento llamado “Declaración de Principios”:

Honestidad

• Somos responsables en el uso de los activos que pertenecen a la Empresa y a nuestros clientes, incluyendo activos intangibles, intelectuales y electrónicos.
• Con relación a los regalos y atenciones sólo se aceptarán aquellos que:
  • No sean contrarios a los valores de ética y transparencia de la Empresa.
  • Sean entregados o recibidos en virtud de una práctica comercial o uso social de cortesía institucional generalmente aceptado, o consistan en objetos o atenciones con un valor simbólico o económicamente irrelevante.
  • Los regalos o atenciones ofrecidos o recibidos por nosotros, que no cumplan con lo anteriormente descrito serán rechazados o devueltos, siempre que ello no constituya una ofensa grave para la persona o entidad que lo enviase, en cuyo caso se informará al responsable interno del área.

Profesionalismo

• Cada uno de nosotros es responsable de mantener la reputación de la Empresa.
• Cuando representamos a la Empresa frente a audiencias externas, hablamos siempre como la Empresa, nunca a nivel personal.
• Ofrecemos sólo aquellos servicios que la Empresa está en capacidad de proveer dentro de las normas y estándares internos establecidos.
• Cumplimos en tiempos y alcance los compromisos adquiridos con nuestros clientes, proveedores y relacionados.
• La confidencialidad y privacidad de nuestros clientes, nuestros proveedores, empleados y relacionados, son práctica obligatoria en nuestro día a día.
• En la Empresa el respeto a la confidencialidad de la información que manejamos en nuestro trabajo, es práctica obligatoria, el irrespeto a esta norma es penalizado con firmeza.
• Sólo revelaremos información confidencial cuando seamos obligados en virtud de requerimientos legales, de autoridades reguladoras o profesionales, y siempre previa aprobación de Comité de Buenas Prácticas (Comité de Ética).
• Evitamos a toda costa los conflictos de interés.
• Trabajamos continuamente en incentivar hábitos positivos.
• Consideramos los cambios como oportunidades para crecer.
• Tratamos los incidentes como oportunidades para mejorar, reconocemos nuestros errores y trabajamos continuamente para no repetirlos.
• Predicamos con el ejemplo y somos coherentes con nuestro comportamiento.
• Prestamos atención especial a los detalles.
• Nos oponemos a las prácticas burocráticas que hacen ineficiente nuestro trabajo.
• Tenemos conciencia de costo que se traduce en una práctica constante de reducción de costos, siempre que sea posible.
• Nuestros procesos y operaciones son rápidos y simples.
• Buscamos e implementamos las mejores ideas, independientemente de su origen.

Respeto

• Respetamos las opiniones contrarias a las nuestras y continuamente nos esforzamos para escuchar las opiniones de los demás
• Nuestro comportamiento está siempre en el marco del respeto, la dignidad, la imparcialidad y la cortesía.
• No toleramos acciones que irrespeten a nuestros personal ni relacionados. Tampoco permitimos que nuestro personal sea irrespetuoso con clientes, proveedores y relacionados.
• Somos una empresa diversa, plural y tolerante.
• Buscamos el equilibrio entre el trabajo y la vida privada y ayudamos a los demás a hacer lo mismo.

Comunicación

• Practicamos vehementemente la comunicación asertiva.
• Hablamos claro y sin rodeos, somos sinceros en nuestros comentarios y no utilizamos en nuestro trabajo la falsa simpatía.
• Nuestro lenguaje es profesional y nos concentramos en la esencia de los problemas, evitamos los calificativos que devalúan a nuestros compañeros de trabajo o a los representantes de nuestros clientes.

Responsabilidad social

• Para la Empresa su gente es la prioridad, por eso nos esforzamos por mantener relaciones de calidad y ofrecer oportunidades de desarrollo profesional y personal para todos nuestros trabajadores.
• Cumplimos con todas las regulaciones de la legislación laboral.
• Procuramos un ambiente de trabajo estimulante para nuestros trabajadores.
• Promovemos el trabajo voluntario.
• Nos comprometemos con el desarrollo y la generación de oportunidades que lo promuevan.
• Procuramos crear condiciones que mejoren la calidad de vida de nuestros empleados y las comunidades que nos rodean.

Respeto al ambiente

• Nuestras operaciones se realizan bajo un estricto cumplimiento de las normas ambientales.
• Apoyamos y promovemos la prevención, control y disminución del impacto ambiental en todas las operaciones de la Empresa.
• Promovemos el cuidado al ambiente a través de la capacitación, el entrenamiento, la motivación y la difusión permanente de conceptos ambientalistas.
• Exigimos a nuestros proveedores, contratistas y relacionados el cumplimiento de las regulaciones ambientales vigentes.

Seguridad

• Tenemos como prioridad el que nuestras actividades se desarrollen de manera segura, cumpliendo las normas y leyes vigentes de seguridad, higiene y ambiente.
• Trabajamos en prevención, minimizamos los riesgos y ponemos en práctica las lecciones aprendidas.
• Nos aseguramos por brindar un ambiente de trabajo seguro para nuestro personal.

Como te habrás dado cuenta estos principios pueden adaptarse a cualquier empresa. Yo aquí los coloqué de manera general para que puedas darte una idea de los contenidos que debería tener esta sección. La idea es que en el proceso de discusión que se desarrolla previo a la elaboración de este documento estos principios sean ampliamente analizados y consensuados para poder desarrollarlos. En otro artículo explicaré el procesos de elaboración del Código.

Tomando decisiones éticas

Esta sección es mi preferida, porque le ofrece al lector una guía práctica para tomar decisiones éticas. Le puedes colocar el título de tu preferencia pero la idea es que el usuario del código encuentre aquí, respuestas a disyuntivas que se le presentan a diario durante la realización de sus labores.

Un ejemplo del texto de esta sección:

Ninguna persona o documento puede decirte lo que está bien o mal en cada situación vinculada con el trabajo o la vida. Si te encuentras frente a un hecho que te genera dudas, pregúntate a ti mismo (a):

• ¿Es legal? ¿Debería acudir a las personas autorizadas en la Empresa para hablar acerca de este tema?
• ¿Esta situación está en conflicto con alguno de los valores de la Empresa: seguridad, respeto al ambiente, honestidad, profesionalismo, excelencia?
• ¿Estoy involucrando a las personas indicadas?
• ¿Cómo me sentiré al comentarle a mi familia o mis hijos la decisión que tomé?
• ¿Si decido actuar en esta situación, mi decisión será justa?
• ¿Cómo me sentiré leyendo acerca de mi decisión en un periódico, o explicándola frente a un tribunal?

Y recuerda

• Si sabes que es incorrecto, no lo hagas.
• Si tienes dudas, pregunta.
• Continua preguntando hasta obtener una respuesta.
• No ignores lo que tu consideras ilegal o una conducta antitética.
• Conviértete en un ejemplo para otros.
• Toma responsabilidad por actuar de manera correcta. Para los gerentes esto incluye tomar responsabilidad por tener las políticas y procedimientos apropiados, y generar el entorno para que los empleados actúen de manera correcta.

Solicitando ayuda y reporte de incidentes

Se desarrolla una lista de preguntas y respuestas comunes que pueden ser de utilidad para el uso correcto del documento, tales como:

• ¿Con quién debo comunicarme con una pregunta o preocupación relacionada con el Código?

Normalmente, debe proceder al igual que en otras situaciones, en primer lugar teniendo en cuenta las acciones que puede tomar para tratar de remediar la situación. Si es posible, discutir la pregunta o preocupación directamente con la persona involucrada. A continuación, trate de comunicarse con su supervisor inmediato. Si considera que la respuesta de su supervisor no es adecuada o no le satisface, o si se siente incómodo o le parece inadecuado conversar con su supervisor, existen otras opciones:
•     Gerente de Recursos Humanos
•     El supervisor de su supervisor
•     Comité de Buenas Prácticas (Comité de Ética)

• ¿Qué ocurre cuando envío mi comentario al Comité de Buenas Prácticas (Comité de Ética)?

El Comité lo analiza e inicia una investigación formal acerca del hecho. Si se encuentra que no hay violación del Código se descarta la denuncia y se documenta ante el Comité de Gobierno Corporativo. Pero si se encuentran pruebas de la actuación fuera del marco del Código, el Comité está en la obligación de tomar las acciones correctivas.

Si se trata sólo de una duda, se busca responder de inmediato para que la persona pueda resolver su dilema con rapidez.

• ¿Se mantendrá la confidencialidad de mi solicitud?

El Comité de Buenas Prácticas (Comité de Ética) está obligado a proteger la identidad del denunciante y a salvaguardarlo de cualquier retaliación de la que pudiese ser objeto.

Administración del Código de Ética y Conducta (Buenas Prácticas)

Aquí debe incluirse toda la información del Comité de Ética, quiénes lo integran, sus funciones, procedimientos, etc. He dejado este tema para otra entrada de manera de poder explicarlo en detalle.

Implementación del Código de Ética

La idea de esta sección es terminar de aclara el ámbito del documento así como establecer su vigencia, y períodos de actualizaciones:

• El Código de Ética aplica a todos los directores y empleados de la Empresa (incluyendo consultores corporativos, empleados contratados, empleados fijos).
• Cualquier violación de este Código será tratada considerando la naturaleza de la misma y la persona responsable recibirá las sanciones determinadas por el Comité de Ética, en concordancia con las leyes.
• El Comité de Ética es responsable, junto al Comité de Gobierno Corporativo, de este Código y cualquier revisión debe ser aprobada por la Junta Directiva.
• El Código de Ética entra en vigencia a partir del XXXXXXX y será revisado anualmente para su actualización.
• El Comité de Ética se reunirá una vez cada dos meses o cuando sea requerido.
• El Comité de Ética presentará informes cada dos meses a la Junta, acerca de las gestiones que haya estado desarrollando durante ese periodo.
• Este Código debe ser difundido a todo lo largo de la organización y certificar que cada colaborador de la Empresa ha asistido a la inducción y ha conocido el Código. La carta de conocimiento debe ser firmada por cada uno de los empleados de la Empresa y archivada en su expediente laboral.   

Carta de Conocimiento
 
Esta sección es muy importante, pero también es la que levanta más suspicacias en la mayoría de los casos. En muchas empresas los colaboradores no se siente cómodos firmando una carta en la que se dice que conoce el Código y se compromete a cumplirlo a cabalidad, y no es porque piensen que lo van a violar en algún momento, es básicamente un temor a comprometerse de manera formal. Para mi es un tema cultural de América Latina.

Sin embargo, es muy importante que la empresa se asegure de que el proceso de firma y posterior archivo en el expediente de cada colaborador se ejecute. No es por un tema de protección de la empresa, porque al contrario de lo que muchos piensan, estas cartas no resguardan a la empresa de riesgos legales, siempre dependerá de cada legislación, pero en algunas por ejemplo, es sólo un atenuante y no exime a la empresa de responsabilidad ante un hecho de magnitud. Esta carta es más que todo un símbolo de compromiso, responsabilidad individual y transparencia.

Este es un ejemplo de como puede ser la carta:
 
Carta de conocimiento de los empleados de la Empresa

Hago constar que he recibido oportunamente la “Declaración de Principios” de la Empresa y habiéndolo leído, manifiesto que lo conozco en todos sus términos: los principios básicos, los principios éticos, “Tomando decisiones éticas” y todas la información acerca del Comité de Buenas Prácticas

En _____________________________________________ a los __________________

días del mes _______________________ de 200__.

Firma

Nombre

Apellido
________________________________________________________________________Documento de identidad

________________________________________________________________________
Número de empleado

Departamento

Cargo

Nombre del Supervisor Inmediato

Lo que no se comunica no existe

El “Código de Ética” o “Declaración de Principio” requiere de una estrategia de difusión que no debe quedarse en lo meramente informativo. Para ser justos este documento requiere de una estrategia de “Mercadeo Social” que combine educación e información, y que desarrolle capacidades en los colaboradores para enfrentar o cambiar conductas que no vayan acorde con lo expuesto en el documento.

Esta estrategia merece un artículo exclusivo para poder extenderse en las acciones de comunicación y educación que se pueden desarrollar para hacer del Código de Ética un documento accionable y no letra muerta.

¿En tu empresa han desarrollado el Código de Ética? ¿Cómo ha sido la experiencia?