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Comunicación Estratégica, Comunicación Interna, Estrategias de Comunicación

El boletín interno, una herramienta que aun tiene vigencia

Si alguna vez te ha tocado gestionar la producción de un boletín interno, es muy probable que cuando pienses en la experiencia, ésta traiga un leve dolor de estómago o te produzca la misma sensación que queda después de haber tenido una pesadilla. Y es que a pesar de ser una excelente herramienta de comunicación interna, el boletín o revista interna termina transformándose, en la mayoría de los casos, en un dolor de cabeza para el área responsable de su producción.

Gato amargadoEn algún momento pensé que las nuevas tecnologías ayudarían a disminuir los “traumas” que la elaboración de estos boletines traían consigo. En mi caso creí que esto de tener plataformas de colaboración y la edición “online”, disminuirían las largas horas persiguiendo a las personas para que enviaran los artículos, las múltiples peleas con los diseñadores por culpa de las fotos con baja resolución, la angustia por el cumplimiento de los tiempos de la imprenta. No se cuál habrá sido tu experiencia, pero en la mía todos esos “traumas” persisten en muchos de mis clientes, y aunque las plataformas te permiten cierta flexibilidad aun hay mucho trabajo de negociación para lograr que el boletín salga “al aire”.

En una reciente charla en la que me tocó ser parte del panel l@s estudiantes de comunicación social expresaban, que el boletín interno era algo del pasado, que ahora con aplicaciones tipo muro de Facebook, la herramienta quedaba completamente en desuso al igual que las carteleras porque los objetivos que ellas cumplían eran cubiertos con los blogs, tableros y microblogs internos. La verdad es que, aunque efectivamente todas esas plataformas son excelentes para el estímulo de la participación e intercambio dentro de las empresas, creo que aun el boletín corporativo tiene algo que aportar al universo de herramientas de comunicación.

Probablemente a estas alturas del artículo estarás pensando que me he vuelto loca, porque si producir un boletín interno genera tantas complicaciones como las que mencioné más arriba, porque sigo apostándole. Pero es que creo, que la utilidad del boletín precisamente radica en el carácter de formalidad que le otorga el que sea una publicación específica, con una frecuencia determinada, y en la que puedes jugar con la diversidad de las fuentes organizacionales.

Estadísticas que me apoyan

En una empresa para la que trabajé hace un tiempo, habían tomado la decisión de desaparecer el boletín interno, porque era ineficiente y porque efectivamente habían implementado otras plataformas que en teoría sustituían su utilidad. Yo les propuse que antes de sellar la defunción del pobre boletín, hiciéramos una pequeña encuesta entre los colaboradores para saber qué opinaban al respecto. Hicimos la encuesta y los resultados fueron sorprendentes para aquellos que estaban convencidos de que el boletín no era leído por nadie. Estos fueron los hallazgos:

UnoEl boletín lo leía aproximadamente un 70% de las personas que lo recibían. Si me lo preguntas a mi este porcentaje es bastante alto. Este indicador es muy bueno porque además nos permitió ver cuanto alcance tenía los mensajes que esa herramienta estaba difundiendo, y además le dio relevancia a su utilidad.
Estadísticas
DosAlrededor de un 60% de las personas que recibían el boletín, se lo llevaban a casa y lo compartían con su familia. Para serte franca, este dato me impactó mucho, porque mi lectura fue que est@s colaboradores se sentían identificados y orgullosos de las noticias de la empresa, al punto que querían compartirlo con sus seres más queridos. Es importante notar que algunas de las personas que se llevaban el boletín, no necesariamente lo leían, pero si reportaban que muchas veces las parejas le hacían comentarios acerca de alguna información.

TresUn 80% de las personas que leían el boletín lo hacían porque consideraban que era importante estar enterad@s de las cosas que estaban concurriendo en la empresa en la que trabajan. Recuerdo perfectamente una respuesta que decía “… si pasó más tiempo aquí que en mi casa, es importante estar informada de las noticias de la empresa”.

CuatroEl 100% de las personas que leían el boletín consideraban que era el mejor medio para enterarse de cuáles eran los nuevos proyectos de la empresa, qué se estaba planificando en materia de negocios, y además consideraban que a través de la “Carta Editorial”, una columna que escribía el propio presidente de la empresa, recibían de primera mano información de relevancia para todos.

CuatroUn 65% de las personas que leían el boletín, en más de una ocasión se lo habían regalado a clientes y relacionados de la empresa, porque consideraban que esa herramienta era de gran ayuda para fortalecer las relaciones comerciales. He de aclarar que esta empresa también contaba con una revista que enviaba a clientes y relacionados, pero varios de l@s colaborador@s señalaron que el boletín interno traían información que realzaba los valores de la organización por lo que consideraban un complemento excelente para los públicos externos.

CincoUn 90% de las personas que recibían el boletín, recordaban haber visto las fotos de algún evento deportivo o social de los que organizaba la empresa. Lo que quería decir que aunque no lo leyeran, por lo menos le echaban una mirada para ver si había alguna foto divertida, o si ell@s habían aparecido en alguna nota.

Te podrás imaginar que después de leer los resultados, la idea de desaparecer el boletín fue desechada. Efectivamente esta herramienta tenía su utilidad y a pesar de que en la empresa ya existían otros medios como un tablero tipo Facebook y un servicio de microblogs, ninguno de estos habían logrado la penetración que tenía el boletín.

Algunas ideas que pueden ayudar

Gracias a los resultados de la encuesta, no sólo salvamos el boletín interno sino que conseguimos suficiente información para mejorarlo y optimizar su proceso de producción. Creo que estas ideas te pueden ayudar si estás en la disyuntiva de qué hacer con tu boletín interno:
Camara
Curso de reporter@s intern@s

Una de las cosas que muchos lectores comentaron es que les parecía interesante que en el boletín se incluyeran notas escritas por l@s mism@s colaborador@s. Esto no sólo era una excelente idea para continuar agregándole “fans” al boletín, pues mucha gente comenzaría a leerlo para ver sus trabajos publicados o el de algun@ de sus amiga@s, sino que iba directamente relacionada a las mejoras en el proceso de producción.

Con esta idea creamos un curso para reporteros internos donde enseñamos las técnicas básicas de redacción de notas informativas, la manera de hacer una entrevista, cómo hacer un video sencillo y cómo tomar fotografías de calidad. El curso era voluntario, y el único compromiso que se adquiría era por lo menos escribir una nota al mes. La receptividad fue excelente mucha gente tomó la capacitación, pero lo mejor de todo es que después teníamos abundancia de contenidos para la preparación del boletín.

Reestructura las secciones

Otra información importante que nos proporcionó la encuesta fue acerca de las secciones que más eran leídas por l@s colaborador@s. Con esto en mano se hizo una reestructuración editorial, quitando secciones y agregando otras. Por ejemplo, ya que teníamos tanta información producida por l@s reporter@s corporativ@s, se creó una sección especial donde se publicaban estas notas. Adicionalmente, se ampliaron las sección donde se reseñaban eventos deportivos o sociales, y se mantuvo la “Carta Editorial” para que el presidente continuara teniendo esa ventana directa con la empresa.

Cambia el estilo editorial

Ahora que el boletín iba a tener gente muy diversa escribiendo para él, se decidió cambiar el estilo editorial del mismo, de manera que las notas informativas fueran más frescas y cercanas a la gente. En este sentido se trabajó mucho con la técnica de “storytelling” y mucha información gráfica a través de fotos e infografías.

Cambia el soporte

Si bien en la encuesta mucha gente había manifestado que le gustaba que el boletín fuese impreso porque así lo podían llevar a casa, la decisión por parte de la empresa era que para mantener el boletín, éste debía circular de manera electrónica. Te confieso que esta fue una medida muy dura, porque tuvimos que evaluar los beneficios que traía el que estuviera impreso, pero había una gran realidad desde el punto de vista económico era muy costoso y por otra parte la empresa estaba inmersa en una intensa campaña de optimización del uso de los recursos con el fin de disminuir su huella de carbono, por lo que aquí no había mucho margen de discusión.

El boletín se diseñó para que circulara de manera electrónica y se realizó una intensa campaña de difusión de las razones por las que se había cambiado el soporte. Se hizo mucho énfasis en los temas ambientales y el ahorro de costos, además de las ventajas que traía un soporte electrónico. Este boletín además estaría disponible en la página web, así que de alguna forma también podía ser compartido con externos.
Youtube
Agrega interactividad

Ahora que el boletín estaba en un soporte electrónico, que permitía interactividad, se agregaron vídeos, animaciones e incluso audios que convirtieron al boletín en un medio muy entretenido.

Toda esta transformación fue muy bien recibida por toda la empresa, la gente comentaba en el pasillo las noticias y aquellos que no había ido al curso de reporter@s corporativ@s se lamentaban y preguntaban cuándo abrirían otro. Seis meses después de haber implementado los cambios se volvió a hacer una encuesta y las tasas de lectura había llegado al 90% del total de la población.

Gracias a esta experiencia mi opinión acerca de los boletines internos cambió por completo. Entendí que muchos de esos “traumas” podía superarse si esta herramienta era redimensionada y se aprovechaba de las nuevas tecnologías y del “nuevo” interés que mucha gente tiene, de ser partícipes en la generación de contenidos.

Cuéntame tu historia relacionada a los boletines internos ¿Siguen siendo un dolor de cabeza para ti? Por cierto, tengo el modelo de encuesta si lo quieres déjame saber y te lo envío por correo electrónico.

 

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