Política de Medios de Comunicación Internos

Es sorprendente la cantidad de problemas que se ahorrarían las empresas si diseñaran políticas para definir el uso y estructura de los medios internos. Casi a diario escucho a mis clientes quejarse acerca de lo difícil que es manejar los medios internos y las complicaciones que trae su mantenimiento y actualización. De algo de esto conversamos en el artículo acerca del boletín interno y la cartelera. 

En la actualidad las organizaciones cuentan con una infinidad de herramientas de comunicación que agilizan la difusión de información interna y promueven el intercambio y las conversaciones de valor dentro de las organizaciones. Desde la menospreciada cartelera, hasta medios tan sofisticados parecidos a Twitter o Facebook, se encuentran en el menú de opciones. Los medios internos de comunicación de una empresa deben reflejar la visión y misión de la misma, así como la cultura corporativa, de allí la importancia de la creación de una Política de Gestión de Medios Internos, que defina los lineamientos institucionales que permitirán el mantenimiento del espíritu corporativo dentro de cada uno de esos medios y al mismo tiempo promoverán la retroalimentación necesaria.

Aquí en Soleá hemos diseñado un modelo básico para esta política de gestión, con la idea de que puede ser adaptado a los requerimientos de cada organización. Si me envías un correo, al responderte te hago llegar el formato.

Básicamente este documento de políticas está estructurado de la siguiente manera:

• Definición del objeto: La idea es dar conocer el propósito de este documento, alinear las visiones y dejar clara su utilidad.
• Definición del sujeto: Quiénes deben estar atentos al uso de esta política. Este punto se coloca sobre todo para aquellas organizaciones en las que los medios internos son gestionados por grupos de personas y no sólo por el departamento o área de comunicaciones.
• Ámbito de Acción: Se explica la aplicabilidad del documento y se aclara que es extensivo tanto a medios internos formales como informales y en cualquiera de sus soportes (digital, impreso o audiovisual).

A partir de aquí se detallan cada uno de los medios y sus correspondientes particularidades y políticas de uso y gestión:

Carteleras
Las carteleras son un efectivo medio de comunicación interna, en el cual se coloca información dirigida a todo el personal. Deben estar ubicadas en lugares estratégicos que generen alto tránsito del personal, faciliten y propicien su lectura. Por ser un medio de consulta rápida debe contener mensajes sencillos y legibles para poder cumplir el objetivo de esta herramienta.

La cartelera contendrá información de la corporación, distribuida en las secciones determinadas, e información local (este es el caso de una empresa con sedes en distintos países, y aplica a empresas con sedes en distintas regiones de un mismo país). Aquí lo ideal es dejar claro en la política esas secciones y su distribución en el espacio de la cartelera. La información en una cartelera tradicionalmente estará estructurada de la siguiente manera:

• Secciones Corporativas de las Carteleras: RRHH Corporativo, información de temas de seguridad, noticias, información difundida en medios externos, temas de responsabilidad social o gobierno corporativo.
• Sección Local de las Carteleras: Si es una empresa con múltiples sedes, lo ideal es que contenga información local.  En cada una de las carteleras se contempla espacios de información local, pertinente al país y/o región y/o ciudad de cada una de las locaciones de la empresa. Es recomendable que la selección de la información quede a cargo del equipo local responsable de su montaje (Por ejemplo: RRHH local, si no existe la figura de comunicaciones), de acuerdo a su pertinencia e importancia.
• Distribución del espacio: Se define aquí el espacio para cada sección además se determina el tamaño de las informaciones y el formato que se utilizará como diseño. Distribución y montaje de la información. Aquí se abordan temas de logística, acerca de cómo se hará llegar la información a las sedes, con qué periodicidad, y fechas de publicación.

Intranet

Voy a dedicar un artículo completo a este medio, pero aquí te adelanto algunos temas acerca de su estructura. Es importante especificar los usos de la plataforma, algunas empresas que conozco centralizan allí todas las operaciones relacionadas con solicitudes al área de RRHH (cartas, formularios, etc.), también canalizan por allí algunos temas de materiales (por ejemplo materiales de oficina) e incluso las solicitudes de soporte técnico a informática. Va a depender de cada empresa y de lo que hayan diseñado en este sentido. Sin embargo, aunque la intranet sea muy simple puede convertirse en un excelente medio de comunicación por la inmediatez y facilidades que brinda. Lo ideal es que en la Política de Medios Internos definas su estructura, mecanismos de  actualización, así como todos aquellos aspectos operacionales que permitan no sólo su manejo sino también el aporte de información para su enriquecimiento.

Boletín Interno

Ya hablamos de él en otro artículo. Aquí en la política se define su estructura y normas de operación, así como el tipo de información a ser publicada. En otras palabras debes fijar aquí la política editorial del mismo.

Correo Electrónico Corporativo

Muchas veces me encuentro con gente que me pregunta por qué coloco esto en una política, dado que es obvio que ese correo sólo se utilizará para temas relacionados con la empresa. Como siempre digo, lo obvio tiende a obviarse así que es mejor dejarlo muy claro.

Es muy frecuente que los colaboradores utilicen la cuenta de correo de la empresa para temas personales. Hay organizaciones que no le toman importancia a eso, sin embargo hay otras que lo consideran una violación a los derechos de uso. Si tu empresa se encuentra entre las últimas incluir en este documento las normas de uso va a ser de mucha ayuda.

Aunque tu empresa sea flexible con el uso del correo, siempre es recomendable fijar los límites y comunicar los usos permitidos, así como aclarar lo que no será permitido.

Correos departamentales

Hay empresas que crean cuentas de correo específicas para ciertos departamentos. Esto con el fin de facilitar la comunicación constante entre esas áreas y el resto de la organización. Si este no es tu caso, considéralo, porque de verdad es una herramienta muy útil. En el caso de que existan este tipo de cuentas de correo, es recomendable darles el marco en este documento, fijar las pautas de extensión de los mensajes, así como su leguaje e imagen gráfica. También es importante determinar el tipo de información que se difundirá a través de ellos.

Medios 2.0

Si tu empresa tiene medios de este tipo, aquí debes colocar todo lo referente a su estructura y uso. Algunas empresas separan estos medios y desarrollan documentos específicos para abarcar tanto los internos como los externos.

Página web

Algunas empresas deciden colocar información acerca de la estructura de la página web en este documento. La idea es explicar cómo está estructurada y los responsables de la actualización de la misma.
Otras secciones del documento

Luego de haber detallado a los medios y sus particularidades, es bueno incluir alguna otra información que esté relacionada con ellos, por ejemplo:

• Diseño Corporativo: La idea es profundizar en el entendimiento de la importancia del uso de la imagen gráfica de la empresa. En esta sección incluso se pueden colocar los formatos que se utilizarán para cada medio.
• Responsables: La idea es que todos los colaboradores conozcan quiénes son los responsables de la producción y actualización de estos medios, con el fin de que puedan comunicarse con ellos, hacer sugerencias y comentarios. Es importante que en esta sección se explique cuáles son las responsabilidades de cada área así como su punto de contacto

Este es un documento sencillo pero que ayuda mucho a organizar estos temas internamente. No es la idea que se convierta en una herramienta de persecución (lo he visto) que mate cualquier indicio de creatividad interna. La Política debe ser una guía para cualquier iniciativa en este sentido.

Escríbeme si quieres el modelo.