En la entrada Empresas Familiares y Gobierno Corporativo, te adelantaba lo determinante que han sido la implementación de las normas de Gobierno Corporativo en la preservación de esta empresas. Una de las herramientas fundamentales es lo que se ha dado a llamar “Constitución Familiar” o “Código de Familia”. Todos los especialistas concluyen que este documento es fundamental porque ayuda a trazar el mapa de ruta que luego se materializará en normas más estructuradas para la conducción de la empresa.

En mi experiencia, el trabajar primero este documento ayuda a clarificar y a diferenciar las relaciones de la familia en su fuero interno de las relativas al negocio. Otra ventaja que ofrece este documento es que durante su construcción se puede aprovechar para limar asperezas, administrar y dimensionar la emocionalidad que puedan existir con relación al rumbo que pueda tomar el negocio. Como consultora, apoyar a empresas familiares en el desarrollo de sus Códigos o Constituciones de Familia ha sido una experiencia muy interesante, porque en el camino las misma familias han descubierto aspectos que les han permitido mejorar sus negocios e incluso dirimir conflictos surgidos en el pasado.

Bases para la Constitución

La Constitución Familiar es un documento que describe el compromiso de la familia con los valores fundamentales, la visión y misión de la empresa. La constitución también define los roles, estructura y responsabilidades de los órganos de gobierno clave de la empresa: Miembros de la familia / Accionistas, Gerencia, y la Junta Directiva.

Es importante acotar que este tipo de documentos no deben ser letra muerta. Para que de verdad tengan impacto en la gobernabilidad de la empresa, deben ser revisados constantemente y adaptados a los cambios que tanto el negocio como la familia vayan enfrentando.

Las constituciones familiares son documentos en donde se expresa la esencia de la cultura familiar, por lo que cada uno es único. Variarán en su complejidad dependiendo del tamaño de la familia, su etapa de desarrollo, y el grado de participación de los miembros de la familia en el negocio. Sin embargo, una constitución familiar típica debe cubrir los siguientes elementos:

• Los valores familiares, la declaración de misión y visión.
• Instituciones de la familia, incluyendo la asamblea familiar, el consejo de familia, el comité de educación, la oficina familiar, etc.
• Junta directiva (y Junta Asesora, si existe).
• La alta Gerencia
• Roles, responsabilidades y relaciones entre la Familia, la Junta Directiva, y la alta Gerencia.
• Las políticas relativas a temas de relevancia para la Familia, como miembros de los órganos familiares, empleo, transferencia de acciones, sucesión del CEO, etc.

Según la Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en inglés), de esta lista de temas que integran las constituciones familiares son de especial relevancia la definición de la política de empleo de los miembros de la familia, así como las normas de propiedad accionaria de los mismos. Otro aspecto fundamental, son los relativos a la sucesión.

Los órganos de Gobernabilidad 

Los dos órganos de Gobiernos Corporativos clave de la empresa familiar, son la Asamblea de Familia y el Consejo de Familia. La regulación de ambos es imprescindible en un protocolo familiar.

La Asamblea de Familia es un órgano con carácter informativo y sin facultad de toma de decisiones, que agrupa a todos los miembros de la familia que tenga cierta edad (definido por la misma familia), trabajen o no en la empresa, sean socios o no. Es un foro para mantener a la familia al tanto de la marcha de la empresa, definir las relaciones entre empresa y familia y fomentar el intercambio de opiniones entre los miembros de la misma.

Algunos temas típicos tratados durante las asambleas familiares incluyen:

• La aprobación de cualquier cambio en los valores y la visión.
• La educación de los miembros de la familia acerca de sus derechos y responsabilidades.
• Aprobación de las políticas de empleo familiar y de compensación.
• Elección de los miembros del Consejo Familiar (si existe el consejo).
• Elección de los miembros de otros comités familiares.
• Otros asuntos importantes de la familia.

El Consejo de Familia es un órgano elegido por la Asamblea Familiar para deliberar sobre temas de negocios de la familia. El consejo suele crearse una vez que la familia alcanza un tamaño crítico, algunos expertos señalan que más de 30 miembros sería este punto. Con este tamaño se hace muy compleja la toma de decisiones así como las discusiones de carácter estratégico. El Consejo de Familia se establece como un órgano de gobierno representativo para la Asamblea Familiar cuyas principales responsabilidades serán:

• Ser el vínculo entre la Familia, la Junta Directiva y la alta Gerencia.
• Sugerir y discutir nombres de candidatos para la Junta Directiva.
• Redacción y revisión de los documentos de posición de la Familia sobre su visión, misión y valores.
• Redacción y revisión de las políticas familiares, como empleo, compensación, y las políticas de participación accionaria.
• Tratar otros temas importantes para la Familia.

Dependiendo del tamaño de los negocios y de las familias, se establecen otros órganos que apoyan la gobernabilidad de los negocios y las finanzas de las familias. Estos órganos son: 

La oficina de familia: Es un centro de inversión y administrativo, organizado y supervisado por el Consejo de Familia. Son muy comunes en las familias grandes y con gran variedad de negocios, cuyos miembros requieren de asesoramiento sobre planificación de inversiones personales, impuestos, seguros, planificación del patrimonio, orientación profesional y otros temas de interés para los miembros individuales de la familia.

Comité de Educación: Este comité es responsable de capacitar al capital humano de la familia y para incrementar su capacidad para colaborar de manera efectiva en las tareas de gestión de gobierno. El comité de educación prevé las necesidades de desarrollo de los miembros de la familia y organiza eventos y actividades educativos para ellos.

Comité de Planificación de Carrera: Sirve para establecer y supervisar las políticas de incorporación de los miembros de la familia interesados en incorporarse a la empresa familiar. Este comité también ayuda a controlar la carrera de los miembros de la familia, ofrece tutoría y mantiene a los accionistas y al Consejo Familiar informados sobre su desarrollo. Este Comité también puede ser muy útil para asesorar con sus carreras externas a los miembros de la familia que deciden no trabajar en el negocio familiar.

Una empresa familiar, tiene un valor que va más allá de lo que una estimación financiera puede señalar. Estas organizaciones traen consigo, en la mayoría de los casos, los sueños y esfuerzos de sus fundadores y de las familias que los acompañan. La preservación de este legado es un tema fundamental por lo que una Constitución Familiar debe apuntar a esto como objetivo principal. La normativa de Gobierno Corporativo ofrece a las empresas familiares la oportunidad de permanecer en el tiempo y organizar el crecimiento salvaguardando el patrimonio tanto financiero como moral de la familia. Estas normas son aplicables a cualquier empresa familiar no importa su tamaño ni área de operación.

Cuéntame tu experiencia con el Código Familiar / Constitución Familiar ¿Cómo fue el proceso de construcción? ¿Qué elementos fueron fundamentales para la familia?

Aquí te dejo un excelente video preparado por el IFC con dos casos exitosos de empresas familiares, uno en Colombia y otro en Egipto.

Fuente: http://www.ifc.org/wps/wcm/connect/Topics_Ext_Content/ifc_external_corporate_site/corporate+governance/publications/guidelines_reviews+and+case+studies/ifc+family+business+governance+handbook

Una versión de este artículo fue publicada en el diario La Prensa de Panamá el día 26/05/2014:

http://www.prensa.com/impreso/opinion/%C2%B4constitucion-familiar%C2%B4-empresas-diana-medina/331335